NAVIGATION SCOLAIRE
- Utilisation de modèles pour assurer une mise en forme et un formatage communs
- Suivi des modifications apportées à un document
- Utilisation de commentaires pour indiquer des modifications dans un document
- Limitation et protection des documents et des modèles
- Gestion des versions, comparaison et combinaison de documents
Même si vous souhaitez que d'autres réviseurs suggèrent des modifications et apportent des commentaires à un document, il peut arriver que vous souhaitiez les empêcher de modifier et de modifier la mise en forme.
En outre, vous souhaiterez peut-être forcer tout suivi des modifications ou limiter les relecteurs à des commentaires uniquement. Pour ce faire, vous devez vous assurer que votre document ne peut pas être modifié de manière à ne pas correspondre à votre vision ou à votre style.
Dans cette leçon, nous allons vous montrer comment limiter la mise en forme et les types d'édition que d'autres réviseurs peuvent effectuer sur votre document. Une fois que votre document est proche de l'état final, vous pouvez le marquer comme final pour éviter toute modification involontaire.
En outre, vous souhaiterez peut-être limiter l'accès à votre document afin d'inclure uniquement votre équipe de relecteurs. Nous allons vous montrer comment protéger votre document avec un mot de passe. Ensuite, vous ne pourrez indiquer le mot de passe qu'à votre équipe et personne d'autre ne pourra ouvrir le document.
Nous allons commencer par vous présenter la limitation de la mise en forme dans un document.
Restreindre la mise en forme dans un document
Lorsque vous distribuez un document à un autre utilisateur, vous ne souhaitez peut-être pas qu'il modifie la mise en forme du document. Word vous permet de limiter tout ou partie des thèmes et des styles, ainsi que de permettre aux réviseurs de modifier certains thèmes et styles. Pour ce faire, cliquez sur «Restreindre l'édition» dans la section «Protéger» de l'onglet «Consulter».
Cliquez sur «Non» pour conserver les styles non autorisés dans votre document.
Restreindre l'édition dans un document
En plus de limiter la mise en forme pour les relecteurs d'un document, vous pouvez également limiter le type de modification que les relecteurs peuvent effectuer sur un document. Dans le volet "Limiter les modifications", cochez la case "Autoriser uniquement ce type de modification dans le document" et sélectionnez une option dans la liste déroulante pour indiquer le type de modification que vous souhaitez autoriser dans votre document. Vous pouvez autoriser d'autres réviseurs à suivre uniquement les modifications, à entrer des commentaires ou à remplir des formulaires. Vous pouvez même restreindre le document de sorte que d'autres personnes ne peuvent que le lire et ne rien modifier.
Vous pouvez vous demander quelle est la différence entre restreindre l'édition aux seules modifications suivies et conserver le suivi des modifications, comme indiqué dans la leçon 2. Il n'y a en réalité aucune différence; la fonctionnalité est la même. Vous pouvez utiliser la méthode qui vous convient le mieux.
Notez qu'un mot de passe n'est pas nécessaire et ne protège pas complètement le document (le document n'est pas crypté). Cela permet simplement d'empêcher les utilisateurs de désactiver les restrictions de formatage et d'édition.
«Votre machine n’est pas configurée pour la gestion des droits d’information (IRM). Pour configurer IRM, connectez-vous à Office, ouvrez un message ou un document protégé par IRM existant ou contactez votre centre d'assistance.”
Une fois les restrictions appliquées, le volet «Limiter les modifications» affiche le texte approprié permettant au réviseur d’exécuter uniquement les tâches de modification et de formatage autorisées.
