Gestion de la boîte de réception et des étiquettes

2024 Auteur: Geoffrey Carr | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 11:01

Dans la leçon d’aujourd’hui, nous allons vous aider à comprendre comment mieux catégoriser votre boîte de réception et organiser vos messages avec des étiquettes et des onglets prédéfinis mais configurables.

NAVIGATION SCOLAIRE

Apprendre à connaître Gmail
L'application mobile, la composition du courrier et les conversations
Gestion de la boîte de réception et des étiquettes
Filtres de messagerie et le système Star
Pièces jointes, signatures et sécurité
Invitations et répondeurs de vacances
Utiliser Gmail en tant que liste de tâches
Comptes multiples, raccourcis clavier et déconnexion à distance
Utiliser votre compte Gmail pour accéder à d'autres comptes
Astuces et laboratoires Gmail

Une fois que votre compte Gmail aura repris de la vigueur et que vous commencerez à recevoir de nombreux messages, vous voudrez apprendre à apprivoiser le torrent en flux plus faciles à gérer. Les filtres de Gmail vous permettent de gérer vos messages électroniques entrants, vous permettant de garder votre courrier moins important hors de votre chemin et filtré dans une étiquette. Avant de commencer à vous familiariser avec les filtres de la leçon 4, vous devrez apprendre à créer des étiquettes, l’équivalent Gmail des dossiers, et c’est ce dont nous allons parler aujourd’hui.

Tout d’abord, nous allons parler de l’interface des onglets automatisés de Gmail, de la boîte de réception des priorités et de tous les paramètres qu’ils contiennent.

Catégorisez automatiquement votre boîte de réception à l'aide d'onglets configurables

Gmail propose désormais des catégories automatiques à onglets pour votre boîte de réception. Cette fonctionnalité divise votre boîte de réception en «principale», «sociale», «promotions», «mises à jour» et «forums». Si vous participez à de nombreux services en ligne, cette fonctionnalité peut être pratique.

Fondamentalement, les messages reçus pour certains types de sites ou d'un contenu particulier peuvent être collectés dans différentes parties de votre boîte de réception. Cela peut entraîner une boîte de réception moins encombrée.

Choisissez les onglets visibles dans votre boîte de réception

Ces onglets sont configurables et vous permettent de choisir les onglets que vous souhaitez voir disponibles dans votre boîte de réception. Pour changer les onglets visibles, cliquez sur l'icône plus à droite des onglets.

La boîte de dialogue "Sélectionner les onglets à activer" s'affiche. Cochez les cases correspondant aux onglets disponibles dans votre boîte de réception.

REMARQUE: Si vous masquez un onglet, les messages de cette catégorie s'afficheront dans votre onglet «Principal». De plus, le texte sur les onglets ne peut pas être modifié et vous ne pouvez pas ajouter d'onglets personnalisés. Utilisez plutôt des étiquettes personnalisées (décrites dans la section suivante) pour catégoriser davantage vos messages.

Vous pouvez également sélectionner les onglets à afficher dans votre boîte de réception dans l'onglet «Boîte de réception» de l'écran «Paramètres», dans la section «Catégories».

Organiser vos messages à l'aide de styles et de paramètres de boîte de réception

Les styles de boîte de réception vous permettent d’organiser votre boîte de réception Gmail de la manière qui vous convient le mieux. Vous pouvez organiser votre boîte de réception à l'aide des onglets configurables, comme indiqué précédemment dans cette leçon, ou dans des sections telles que «Non lu», «Favoris» et «Important».

Changer votre type de boîte de réception

Pour changer de style de boîte de réception, ouvrez l'écran «Paramètres» et cliquez sur l'onglet «Boîte de réception».

Dans la section "Type de boîte de réception", sélectionnez le type de boîte de réception que vous souhaitez utiliser dans la liste déroulante.

Chaque type de boîte de réception a ses propres paramètres. Une fois que vous avez sélectionné le «type de boîte de réception», les paramètres de ce type s'affichent sous la sélection «Type de boîte de réception». Apportez vos modifications aux paramètres et cliquez sur «Enregistrer les modifications».

Vous pouvez également modifier rapidement certains paramètres de style de boîte de réception directement dans votre boîte de réception en cliquant sur la flèche vers le bas située à l'extrême droite de chaque en-tête de section.

L'aide de Gmail fournit des descriptions des types de boîte de réception. N'hésitez pas à essayer différents styles de boîte de réception pour voir ce qui vous convient le mieux. Vous pouvez toujours revenir à la valeur par défaut si vous changez d'avis.

Vous pouvez également modifier rapidement le style de votre boîte de réception en déplaçant votre souris sur l'étiquette «Boîte de réception» et en cliquant sur la flèche vers le bas qui s'affiche. Sélectionnez le style de boîte de réception souhaité dans le menu déroulant «Type de boîte de réception». Notez que le déplacement de votre souris sur chaque style fournit une brève description de chaque type.

Organiser et classer vos messages à l'aide d'étiquettes

Nous vous avons brièvement présenté les étiquettes dans la leçon 1 de cette série. Les étiquettes vous permettent d'organiser vos messages électroniques en catégories. Ils sont similaires aux dossiers. Toutefois, contrairement aux dossiers, vous pouvez appliquer plusieurs étiquettes à un même message.

REMARQUE: Gmail prend en charge un maximum de 5 000 libellés, y compris les sous-libellés. Si vous dépassez cette limite, vous constaterez que votre expérience Gmail est plus lente et que vous pouvez rencontrer des erreurs. Supprimez les étiquettes que vous n'utilisez peut-être plus. La suppression d'étiquettes ne supprime pas les messages.

Créer une nouvelle étiquette

Vous pouvez créer vos propres étiquettes personnalisées pour garder votre boîte de réception organisée et même déplacer des messages de la boîte de réception vers vos étiquettes (agissant comme des dossiers). Nous allons vous montrer comment créer une étiquette imbriquée sous une autre étiquette, comme un sous-dossier dans un dossier.

Pour créer une nouvelle étiquette personnalisée qui constituera le dossier principal, cliquez sur «Plus» dans la liste d'étiquettes située à gauche de l'écran principal de Gmail.

Lorsque la liste s’agrandit, cliquez sur le lien "Créer une nouvelle étiquette".

Entrez un nom pour l’étiquette dans la zone de saisie «Veuillez entrer un nouveau nom d’étiquette» dans la boîte de dialogue «Nouvelle étiquette».Cliquez sur «Créer» pour terminer la création de la nouvelle étiquette.

REMARQUE: étant donné qu'il s'agit de l'étiquette parent qui contiendra la sous-étiquette, nous n'imbrons pas cette étiquette.

Pour créer une sous-étiquette sous l'étiquette parent que vous venez de créer, cliquez à nouveau sur «Créer une nouvelle étiquette».

Dans la boîte de dialogue «Nouvelle étiquette», entrez le nom de la sous-étiquette que vous souhaitez créer dans la zone d'édition «Veuillez entrer un nouveau nom d'étiquette». Sélectionnez la case à cocher «N ° d'étiquette sous», sélectionnez l'étiquette parent que vous venez de créer dans la liste déroulante, puis cliquez sur «Créer».

Vous pouvez également créer une étiquette imbriquée en saisissant l'étiquette parent, suivie d'une barre oblique (/), puis en entrant le nom de l'étiquette imbriquée - le tout dans la zone d'édition "… nouveau nom de l'étiquette". Par exemple, nous pourrions entrer «Personnel / Amis» dans la zone d'édition et ne pas cocher la case «Étiquette d'imbrication sous».

REMARQUE: l'étiquette parent doit déjà exister pour créer une étiquette imbriquée sous celle-ci. Vous ne pouvez pas créer les deux étiquettes en même temps. Dans notre exemple, nous devons d'abord créer le libellé «Personnel» avant de créer le libellé «Amis» imbriqué.

L'étiquette imbriquée ressemble à l'exemple suivant.

La nouvelle étiquette parent, avec son étiquette imbriquée, est également ajoutée à la liste des étiquettes disponibles sur le bouton d'action "Etiquettes", ainsi qu'à la liste des étiquettes disponibles sur le bouton d'action "Déplacer vers".

Appliquer des étiquettes aux messages

Il existe deux manières d'appliquer des étiquettes aux messages. Vous pouvez appliquer des étiquettes aux messages tout en les laissant dans votre boîte de réception. Vous pouvez également déplacer des messages sur des étiquettes de la même manière que vous les déplaceriez dans des dossiers. Nous allons vous montrer les deux méthodes.

Appliquez des étiquettes aux messages tout en les laissant dans votre boîte de réception.

Cette méthode vous permet d’appliquer facilement plusieurs étiquettes à un même message.

Pour appliquer une étiquette à un message tout en conservant le message dans votre boîte de réception, cochez la case située à gauche du message pour le sélectionner (ou ouvrir le message). Cliquez ensuite sur le bouton d'action "Etiquettes" et sélectionnez une ou plusieurs étiquettes dans le menu déroulant.

N'oubliez pas que vous pouvez appliquer plusieurs étiquettes à un message. Le menu «Étiquettes» ne disparaît pas une fois que vous avez sélectionné vos étiquettes. Vous pouvez donc sélectionner plusieurs étiquettes à la fois.

Pour appliquer les étiquettes sélectionnées aux messages, cliquez sur «Appliquer» au bas du menu.

Les étiquettes s’affichent alors à gauche de la ligne d’objet du message.

Si vous avez une longue liste d’étiquettes, vous pouvez commencer à taper le nom de l’étiquette après avoir cliqué sur le bouton d’action «Étiquettes» pour trouver l’étiquette dans la liste.

Appliquer une étiquette à un message et le sortir de votre boîte de réception

Pour appliquer une étiquette à un message et déplacer le message de votre boîte de réception en même temps, faites-le glisser vers l'étiquette de votre choix dans la liste de gauche. Lorsque vous déplacez la souris sur la liste, elle s’agrandit pour afficher les étiquettes actuellement masquées.

Notez que vous pouvez utiliser cette méthode pour identifier le message en tant que spam, en plus d'utiliser le bouton d'action "Signaler le spam". Faites simplement glisser les messages incriminés dans l’étiquette «Spam».

Déplacer un message vers l’étiquette «Corbeille» le supprime. Cela revient à sélectionner un message ou à l’ouvrir et à cliquer sur le bouton d’action «Supprimer».

Ouvrir une étiquette

Ouvrir une étiquette, c'est comme ouvrir un dossier. Tous les messages associés à cette étiquette sont répertoriés. Pour ouvrir une étiquette, cliquez sur l'étiquette souhaitée dans la liste d'étiquettes située à gauche de l'écran principal de Gmail. Si l'étiquette souhaitée n'est pas visible, cliquez sur «Plus» pour accéder à la liste complète.

Tous les messages associés à cette étiquette sont affichés. Notez le terme de recherche dans la case «Recherche». Gmail remplit automatiquement la zone "Rechercher" avec le filtre approprié pour afficher les messages sélectionnés. Nous discuterons des filtres plus tard dans cette leçon.

Notez que si vous appliquez une étiquette à un message sans déplacer le message dans cette étiquette (et hors de la boîte de réception), puis que vous ouvrez l'étiquette, l'étiquette «Boîte de réception» s'affiche sur le message, indiquant que le message réside toujours dans la boîte de réception..

Pour revenir à votre boîte de réception, cliquez sur l'étiquette «Boîte de réception» dans la liste de gauche.

Si vous souhaitez déplacer le message dans votre boîte de réception, ouvrez simplement le dossier Étiquettes pour accéder au message et faites-le glisser dans la boîte de réception. Notez que l'étiquette du message est toujours appliquée.

Supprimer une étiquette d'un message

Si vous décidez que vous ne souhaitez pas associer une étiquette à un message, vous pouvez facilement la supprimer.

Pour ce faire, sélectionnez le message à l'aide de la case à cocher située à gauche du message ou ouvrez le message. Cliquez sur le bouton d'action "Etiquettes", désélectionnez l'étiquette dans le menu déroulant que vous souhaitez supprimer du message, puis cliquez sur "Appliquer".

REMARQUE: vous pouvez supprimer plusieurs étiquettes d’un message à la fois. Sélectionnez simplement toutes les étiquettes que vous souhaitez supprimer dans le menu déroulant «Étiquettes» avant de cliquer sur «Appliquer».

Changer la couleur d'une étiquette

Vous pouvez attribuer des couleurs à vos étiquettes afin de les repérer facilement dans votre boîte de réception. Par défaut, toutes les étiquettes sont colorées avec un fond gris clair et un texte gris foncé. L'étiquette «Personnel / Amis» dans l'image ci-dessous utilise la couleur par défaut. Les autres étiquettes, «HTG School» et «Admin» se voient appliquer d'autres couleurs.

Déplacez votre souris sur l'option «Couleur de l'étiquette» et sélectionnez une combinaison de texte et de couleur en cliquant dessus.

Vous pouvez également utiliser l'option «Supprimer la couleur» pour supprimer la couleur de l'étiquette et rétablir la valeur par défaut.

Si vous ne souhaitez pas utiliser les combinaisons affichées, vous pouvez sélectionner une combinaison personnalisée en cliquant sur “Ajouter une couleur personnalisée”. Sélectionnez une “Couleur d'arrière-plan” et une “Couleur du texte” dans la boîte de dialogue “Ajouter une couleur personnalisée” qui s'affiche.

Prévisualisez la combinaison sélectionnée et indiquez «Aperçu de la couleur de l'étiquette».

Configurer l'accès en un clic aux étiquettes Gmail standard et personnalisées

Vous pouvez facilement créer un accès en un clic aux étiquettes.

Pour ce faire, ouvrez une étiquette comme indiqué plus haut dans cette leçon, puis faites glisser le favicon de la page de la barre d'adresses vers la barre d'outils Signets. Vous pouvez maintenant cliquer sur ce signet pour accéder à tous vos messages associés à cette étiquette.

Masquer et afficher les étiquettes dans Gmail

Si vous avez une longue liste d'étiquettes dans Gmail, vous pouvez vouloir afficher certaines étiquettes que vous utilisez plus souvent tout en cachant le reste.

Masquer une étiquette

Pour masquer une étiquette dans Gmail, cliquez sur l'étiquette que vous souhaitez masquer dans la liste d'étiquettes sous le bouton "Rédiger" et faites-la glisser vers le lien "Plus" situé sous la liste des étiquettes visibles.

REMARQUE: le lien "Plus" devient le lien "Moins" lorsque vous y déplacez l'étiquette.

L'étiquette est déplacée. Elle est donc répertoriée sous «Catégories», qui s'affiche lorsque vous cliquez sur «Plus» pour développer la liste d'étiquettes. Si le lien «Moins» est disponible au lieu du lien «Plus», vous pouvez afficher les «Catégories» en déplaçant simplement votre souris sur la liste des étiquettes.

Rendre visible une étiquette cachée

Pour rendre une étiquette masquée visible, cliquez sur “Plus” (si nécessaire) pour afficher la section “Catégories”. Cliquez et faites glisser l'étiquette souhaitée de la section «Catégories» vers l'étiquette «Boîte de réception».

L'étiquette est ramenée à la liste principale d'étiquettes, dans l'ordre alphabétique.

Masquer les étiquettes Gmail système prédéfinies, telles que Starred, Envoyé, Brouillons, Spam ou Corbeille

Les étiquettes Gmail prédéfinies peuvent également être masquées. Pour masquer l’une de ces étiquettes, cliquez sur «Plus» dans la liste des étiquettes.

Cliquez sur «Gérer les étiquettes» sous «Catégories».

L’écran «Labels» Settings (Paramètres) s’affiche.

Dans la section "Étiquettes système", recherchez l'étiquette du système que vous souhaitez masquer et cliquez sur le lien masquer de la colonne "Afficher dans la liste d'étiquettes".

REMARQUE: le libellé n'est pas complètement masqué. Il est plutôt déplacé sous le lien "Plus".

Paramètres d'accès aux étiquettes sur l'écran des paramètres

Vous pouvez également accéder à l’écran de configuration «Étiquettes» à l’aide du bouton «Paramètres». Nous ferons référence à différentes parties de l’écran Réglages tout au long de cette série. La procédure pour accéder à «Paramètres» sera toujours la même.

Pour accéder aux outils de filtrage dans l'écran "Paramètres", cliquez sur le bouton "Paramètres" (engrenage) dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Gmail.

Sélectionnez ensuite «Paramètres» dans le menu déroulant.

Une fois sur l’écran «Paramètres», vous pouvez accéder aux paramètres «Étiquettes», «Filtres», «Boîte de réception», «Thèmes» et à d’autres éléments et fonctionnalités de Gmail.

Masquer les étiquettes sans message non lu automatiquement dans Gmail

Avec la possibilité de masquer les étiquettes et de diriger automatiquement les messages dans ces étiquettes à l'aide de filtres (voir la section suivante), vous vous demandez peut-être comment savoir rapidement si vous avez des messages non lus dans les étiquettes masquées. Vous pouvez facilement choisir d’afficher des étiquettes cachées quand il y a des messages non lus. De cette façon, vous ne manquerez aucun message important.

Pour configurer Gmail afin qu'il masque les étiquettes, sauf si elles contiennent des messages non lus, accédez à l'écran de configuration "Etiquettes" à l'aide de l'une des méthodes mentionnées précédemment.

Pour chaque étiquette système et personnalisée que vous souhaitez masquer si elle ne contient pas de courrier non lu, cliquez sur le lien "Afficher si non lu".

Notez que dans la liste des étiquettes «Système», vous ne pouvez masquer les étiquettes «Brouillon» et «Pourriel» si elles ne contiennent aucun message non lu. Cette fonctionnalité ne s'applique pas aux «catégories» et aux «cercles».

Vous pouvez rapidement appliquer ce paramètre à toutes vos étiquettes personnalisées en cliquant sur la flèche vers le bas en regard de «Afficher dans la liste des étiquettes» en haut de la section «Étiquettes», puis en sélectionnant «Afficher tout si non lu» dans le menu déroulant.

À suivre …

Cela nous amène à la fin de la leçon 3. Vous devriez avoir une idée assez précise de la façon de garder votre boîte de réception organisée en utilisant différents onglets, styles et paramètres. Mieux encore, vous êtes sur le point de maîtriser votre courrier électronique à l’aide d’étiquettes!

Dans la leçon suivante, nous élargirons notre discussion sur les étiquettes afin d’y inclure des filtres, notamment sur l’utilisation des filtres pour appliquer automatiquement les étiquettes, ainsi que sur la manière de récupérer vos filtres existants et de les exporter vers un autre compte Gmail.

Ensuite, pour clore les choses, nous présentons le système étoile, qui vous aide à garder une trace des courriels importants.