Photo de Esparta
Vérifiez-vous votre courrier électronique plus souvent que nécessaire? Avez-vous des symptômes de sevrage lorsque vous n'avez pas vérifié votre courrier électronique depuis un moment? La vérification compulsive des e-mails est une habitude malsaine qui vous empêche de faire des choses plus importantes. Utilisez une récompense positive pour établir une relation plus saine avec votre boîte de réception.
Le courrier électronique n'est pas toujours productif
Il y a trois raisons principales pour lesquelles le courrier électronique n'est pas toujours productif.
1. Email prend du temps loin d'autres choses: Il peut être facile de justifier la vérification compulsive des e-mails, car vous avez l’impression que vous faites quelque chose. Après tout, lire des messages, répondre à certains messages et vider votre boîte de réception devrait être une bonne chose. Mais cela n’est productif que lorsque cela est fait intentionnellement - et non pas pendant un temps inversé pour d’autres tâches plus importantes.
2. L'e-mail ne peut être différent du bavardage: Utiliser le courrier électronique pour communiquer avec des amis, des collègues ou des connaissances ne peut pas être différent du bavardage dans la salle à manger. Si la conversation n’est pas si importante et s’étend au-delà de la pause raisonnable, elle vous distrait de votre travail.
3. Le courrier électronique concerne généralement d'autres personnes: Le courrier électronique vous encourage à répondre aux besoins, demandes et questions des autres personnes - au lieu des vôtres. Le courrier électronique a une heure et un lieu dans votre journée, mais il doit avoir une heure et un lieu déterminés. Pas n'importe quand, vous avez envie de vérifier.
Diagnostiquer votre problème
Les gens font des choses compulsives pour toutes sortes de raisons. La raison la plus courante est d'éviter de vivre quelque chose de particulièrement désagréable. Si vous consultez vos e-mails dix fois par jour sans raison valable, vous essayez probablement d'éviter quelqu'un ou quelque chose.
La vérification compulsive des e-mails pourrait être votre moyen d’éviter:
- Une échéance imminente
- Bloc de l'auteur
- Incertitude sur ce qu'il faut faire ensuite
- Ennui
- Résoudre un problème important qui vous empêche de travailler
- Se préparer à un engagement planifié
- Travaille actuellement sur quelque chose
Explorez les raisons potentielles pour lesquelles vous consultez votre courrier électronique plus souvent que nécessaire pour diagnostiquer votre problème.
Reconnaissez votre habitude compulsive
La prochaine étape pour changer votre habitude de messagerie électronique compulsive est de la suivre. Notez le nombre de fois que vous ouvrez votre boîte de réception. Notez combien de temps vous passez en moyenne lors de chaque visite.
Gardez une attitude positive dans le processus. Ne vous considérez pas comme improductif, non ciblé ou comme un échec lorsque vous identifiez des faiblesses ou des erreurs. L’auto-punition ne vous aidera pas à apporter des changements positifs. Reconnaissez simplement vos schémas et explorez les motivations possibles, décrites ci-dessus.
Continuez à reconnaître votre habitude de messagerie électronique compulsive jusqu'à ce que vous ne puissiez plus le supporter - jusqu'à ce que vous ne puissiez plus vous tenir debout sans rien faire. Parce que le seul moyen de remédier au comportement compulsif est de:
1. Accepter qu'il existe
2. Etre assez honnête pour comprendre pourquoi
3. Avoir des raisons suffisamment convaincantes pour faire quelque chose à ce sujet
Une fois que vous êtes vraiment motivé pour faire un changement, il est relativement facile de commencer par des pas de bébé.
Commencez par Baby Steps et une récompense positive
Photo de Ruthieki
Une récompense positive vous aide à associer votre comportement souhaité à de bons sentiments et / ou à des retours positifs. Suivez les sept étapes ci-dessous pour rendre la consultation de votre boîte de réception électronique plus saine et plus productive.
Étape 1: Créer un document de responsabilité de messagerie
Créez un document que vous ferez référence à votre responsabilité de messagerie. Assurez-vous qu’il est suffisamment visuel et dynamique pour travailler avec. Vous ajouterez du contenu à ce document dans les étapes suivantes, mais vous pourrez le personnaliser en fonction de vos préférences.
Étape 2: Énoncez le changement de comportement souhaité (ou l'objectif final)
En haut du document, écrivez comment (souvent) vous souhaitez au final consulter votre courrier électronique.
Cela peut être aussi général que «Je ne veux pas consulter mon courrier électronique aussi souvent» ou plus précis que «Je veux seulement consulter mon courrier électronique à 10 heures et à 15 heures chaque jour de semaine et à 16 heures le week-end».
Soyez très précis sur votre objectif final et, si possible, donnez les raisons de votre choix.
Étape 3: Admettez vos faiblesses
Au-dessous de votre relevé, indiquez les raisons pour lesquelles vous n’avez pas déjà atteint l’objectif souhaité dans leurs rangées respectives.
Encore une fois, soyez précis, et n’utilisez pas un langage dur, tel que «je suis mauvais en gestion du temps» ou «je ne peux tout simplement pas me contrôler».
Utilisez un langage objectif qui vous permet de rester concentré sur ce qui se passe et pourquoi. Les déclarations plus fonctionnelles sont:
- "J'ai du mal à gérer mon temps lorsque j'ai des projets importants que je ne me sens pas prêt à terminer."
- "J'ai du mal à résister à l'envie de consulter mon courrier électronique, même lorsque je sais que je n'en ai pas besoin, car je préfère ne pas avoir quelques instants de silence pour réfléchir à ce que je devrais vraiment faire."
Essayez d’énumérer au moins cinq de vos faiblesses.
Disons que votre objectif est de vérifier votre boîte de réception une fois le matin et une fois en fin d’après-midi. Actuellement, vous vérifiez environ toutes les vingt minutes lorsque vous êtes sur l'ordinateur.
Voici cinq faiblesses potentielles qui vous gênent:
- Vous n'êtes pas enthousiasmé par la réalisation de vos autres tâches informatiques.
- Vous vous ennuyez en vous rendant au travail ou en public, vous ne voulez pas interagir avec votre entourage et vous constatez que la vérification du courrier sur votre iPhone fait passer le temps.
- Vous vous inquiétez de suspendre des questions ou des conversations par courrier électronique et vous voulez savoir quelle sera la prochaine étape - dès que M.Smith vous répond.
- Vous voulez faire plaisir à M. Smith en lui répondant toujours rapidement, même s’il n’écrit pas votre chèque de règlement et n’est pas particulièrement proche de vous.
- Vous espérez recevoir une alerte par courrier électronique indiquant que quelqu'un déclenchera une conversation avec vous sur Facebook, Twitter ou LinkedIn, ce qui sera une validation à laquelle vous pourrez parler.
Ce n’est peut-être pas amusant d’explorer vos faiblesses en matière de vérification des e-mails, mais il sera utile de reprogrammer vos habitudes pour le mieux.
Étape 4: Identifiez vos défis en fonction de vos faiblesses
Passez maintenant en revue chaque faiblesse de votre liste et ajoutez une colonne supplémentaire à droite. Identifiez les situations (réelles ou imaginaires) au cours desquelles vous démontrez ces faiblesses.
Disons que vous avez «Je peine à gérer mon temps lorsque j’ai des projets importants que je ne me sens pas prêt à terminer» dans la colonne de gauche.
Puis, dans la colonne de droite, décrivez la situation problématique. Ce serait quelque chose comme «Avoir un projet important sur lequel travailler», «Avoir un projet important sur lequel je ne me sens pas prêt à terminer» ou même «Ne pas être certain d’un projet important».
Une fois que vous êtes au courant des situations difficiles, vous serez mieux préparé à y faire face.
Étape 5: Concevoir une liste de contrôle de récompense positive
Lorsque vous configurez vos colonnes décrivant vos faiblesses et leur origine, ajoutez une troisième colonne à droite.
Utilisez cette colonne pour répertorier les actions que vous pouvez entreprendre pour surmonter les situations problématiques qui déclenchent les faiblesses qui vous empêchent de consulter votre courrier électronique selon vos conditions, à la fréquence que vous souhaitez.
Ajoutez ensuite une quatrième colonne, où vous aurez l’espace nécessaire pour cocher des instances lorsque vous exécuterez l’une des actions de la troisième colonne.
Voici une façon de formater votre document:
Étape 6: Récompensez-vous pour rester sur la tâche
Une fois que vous avez configuré votre document, imprimez-en une copie ou laissez-la ouverte sur votre bureau. À partir de maintenant, vous vous reporterez à ce document pour savoir comment vous allez consulter votre boîte de réception.
Chaque fois que vous cochez une case dans la colonne la plus à droite, vous pouvez consulter votre courrier électronique, tout en sachant que vous l'avez bien mérité. Les sentiments positifs associés à la vérification de votre courrier électronique après vous accomplissez quelque chose de significatif qui vous incitera à consulter votre boîte de réception de différentes manières.
Voici un exemple. Tirons à nouveau de la faiblesse: «Je peine à gérer mon temps lorsque j'ai des projets importants que je ne me sens pas prêt de terminer.» Disons que l'un des défis associés à cette faiblesse est: «Avoir un projet important sur lequel travailler. «Maintenant, voici trois étapes d’action potentielles qui vous aideront à dépasser et / ou à atteindre votre objectif:
1. Imprimez un article / une ressource / un document qui vous rappelle pourquoi votre projet est si important et / ou pourquoi vous êtes capable de le mener à bien.
2. Demander de l'aide ou un point de vue à un ami ou à un collègue lorsque vous vous sentez coincé (e).
3. Rédigez un calendrier ou une liste de tâches pour votre projet.
4. Réviser et / ou réviser votre emploi du temps ou votre liste de tâches pour votre projet.
5. Remplir un élément de votre calendrier ou de votre liste de tâches pour votre projet.
Chaque fois que vous effectuez l'une de ces étapes, cochez une case et sachez que vous pouvez consulter votre courrier électronique après l'avoir mérité. Bien sûr, si vous ne souhaitez pas consulter votre courrier électronique, vous pouvez passer directement à la tâche suivante. Comme vous pouvez le constater, chacune de ces étapes a été mise en place pour éviter de consulter votre courrier électronique de manière compulsive et servir vos objectifs de productivité.
Vous n’êtes pas obligé d’être parfait; vous pouvez vérifier votre boîte de réception sans avoir d'abord coché une case. Mais au moins, soyez conscient de ce que vous faites. Et faites bien attention à la différence entre vérifier votre boîte de réception après l'avoir gagnée et ne pas avoir vraiment de raison de le faire (à moins que vous ne succombiez à une situation problématique qui déclenche l'habitude compulsive).
Étape 7: Continuez à utiliser la liste de contrôle jusqu'à ce que vous remarquiez les changements
Lorsque vous utilisez suffisamment votre liste de contrôle pour avoir l’assurance de maîtriser la situation de votre messagerie, vous remarquerez que vous êtes meilleur à:
- Repérer l'ennui
- Identifier les problèmes de travail qu'il peut être difficile d'admettre
- Remarquer quand vous êtes surchargé
- Reconnaître les sentiments négatifs à propos de votre travail, que vous devez exprimer et adresser
- Prendre conscience de blocages créatifs ou mentaux
- Donner à vous-même et à vos yeux une pause informatique en cas de besoin
- Rester sur la tâche et se sentir bien de faire les choses
Chacune de ces solutions vous aide à résoudre les problèmes qui, lorsqu'ils ne sont pas résolus, entraînent divers comportements compulsifs.
Rendre la vérification de courrier électronique spéciale
Lorsque le courrier électronique est devenu votre habitude compulsive, ce n’est plus un outil productif. Rendez la vérification des e-mails spéciale pour qu'elle redevienne productive.
Outre l'exercice de la liste de contrôle ci-dessus, vous pouvez explorer d'autres techniques d'utilisation de la récompense positive. Vous pouvez bloquer les heures normales de nettoyage de la boîte de réception après de longues heures de travail et les mettre en place pour les rendre plus agréables, avec une collation à proximité et de la bonne musique en fond. Vous pouvez également appliquer les mêmes principes au travail - déconnecter d’Internet et / ou masquer votre client de messagerie et utiliser un environnement de travail confortable pour compenser.
Récompensez-vous pour de bonnes habitudes de travail et le courrier électronique n’aura pas à prendre en charge votre vie professionnelle.
