En essayant de gérer une entreprise ces jours-ci, il est très important d’avoir un organigramme pour que tout reste gérable. Ici, nous allons vous montrer comment en créer un dans Visio 2010.
Cet article d'invité a été écrit par nos amis sur Office 2010 Club.
Besoin d'organigrammes
La nécessité de créer des organigrammes devient de plus en plus indispensable à l'heure actuelle, alors que les entreprises se focalisent sur des recrutements extensifs pour une disponibilité étendue, une productivité accrue et des marchés divers. Compte tenu de ce changement rigoureux, la création d'un organigramme peut aider les parties prenantes à comprendre facilement la structure et la hiérarchie toujours croissantes de l'organisation. Il montre la structure de base de l'organisation et définit les relations entre les employés travaillant dans différents départements.
Microsoft Visio 2010 offre un moyen simple de créer un organigramme. Comme auparavant, des méthodes orthodoxes d’énumération de la hiérarchie des organisations ont été utilisées pour définir la structure des départements, ainsi que les communications possibles; communications horizontales et verticales. Pour transformer ces listes définissant la structure organisationnelle en un organigramme détaillé, Visio 2010 comprend un complément permettant d'importer une feuille de calcul Excel, ce qui s'avère très utile pour extraire des données d'une feuille de calcul afin de créer un organigramme.
Il est important de noter que vous n’avez pas besoin de vous laisser aller au labyrinthe de définition des hiérarchies organisationnelles et de la structure de filtrage, il vous suffit de spécifier les en-têtes de colonne et de ligne, ainsi que les données à importer, ce qui créera automatiquement la définition de graphique; hiérarchies organisationnelles avec les informations d'identification spécifiées de chaque employé, classées dans les services correspondants.
Création de graphiques d'organisation dans Visio 2010
Pour commencer, nous avons créé une feuille de calcul Excel comportant des champs, Nom, superviseur, désignation, département et téléphone. le prénom Ce champ contient le nom de tous les employés travaillant dans différents départements, alors que Superviseur Ce champ contient le nom des superviseurs ou des chefs d’équipe. Ce champ est essentiel pour la création d'un organigramme, car il définit la structure de base et la hiérarchie dans l'organigramme.
Maintenant, lancez Visio 2010, allez dans l’onglet Affichage, sous le menu Add-Ons, sous Options commerciales, cliquez sur Assistant Organigramme.
Cela lancera l’assistant organigramme, dans la première étape, activera Informations déjà stockées dans un fichier ou une base de données option, puis cliquez sur Suivant.
Dans cette étape, vous devez spécifier les champs qui définissent réellement la structure d'une organisation. Dans notre cas, ce sont prénom & Superviseur des champs. Après avoir spécifié les champs, cliquez sur Suivant pour continuer.
En tant qu'organigramme, il est principalement destiné à montrer la hiérarchie des départements / employés travaillant dans l'organisation, ainsi que la manière dont ils sont liés, et qui supervise qui. Cela étant dit, dans cette étape, nous allons laisser de côté le champ Superviseur, car son inclusion n’est pas nécessaire, car Visio délimite automatiquement la structure de base définie dans la feuille de calcul Excel. Ajouter le reste des champs sous Champs affichés catégorie, puis cliquez sur Suivant.
Cette étape consiste à diviser l’organigramme en plusieurs pages. Si vous avez plus de 100 employés, vous pouvez spécifier le nombre de pages sur lesquelles l’organigramme sera affiché. Mais dans notre cas, nous traitons avec beaucoup moins de données, nous allons donc permettre Je souhaite que l'assistant divise automatiquement mon organigramme sur plusieurs pages. option. Spécifiez le nom que vous devez afficher en haut de la page. Si vous avez moins de 20 hiérarchies, entrez le nom de l'employé le mieux classé dans l'organisation et cliquez sur Terminer pour mettre fin à l'assistant.
Pour des personnalisations avancées, rendez-vous sur Organigramme Dans cet onglet, vous trouverez différents groupes pour configurer la hiérarchie de l’organigramme et gérer les postes des autres employés. Sous Organiser groupe, les arrangements de formes peuvent être changés et il facilite la navigation dans la carte. Vous pouvez également modifier le type de poste et masquer les subordonnés de l'employé sélectionné.
De Image groupe, vous pouvez insérer une image des employés, services, etc. À partir du groupe de synchronisation, vous avez la possibilité de créer une copie synchronisée et de développer les subordonnés de l’employé sélectionné. Sous Groupe de données d'organisation, vous pouvez modifier la disposition entière de l'organigramme de Option d'affichage comprenant; afficher la forme, afficher le diviseur, activer / désactiver les champs importés, modifier la position du bloc et les couleurs de remplissage, etc.
Par exemple, nous avons ajouté un consultant en organisation, qui est directement sous le PDG, pour le maintenir, nous avons traîné le Consultant boîte et juste laissé tomber sur la boîte du chef de la direction pour faire la position subordonnée immédiate.
Conclusion
Un organigramme est un excellent moyen de montrer des hiérarchies organisationnelles détaillées. avec des références définies des employés, la structure des services, les nouveaux postes vacants, les employés nouvellement embauchés, les services récemment ajoutés, et surtout le moyen le plus pratique d’interaction entre différents services et employés, etc.
