Zen et l'organisation de l'art du fichier et des dossiers

2024 Auteur: Geoffrey Carr | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 11:01

Votre bureau est-il un modèle de propreté ou regorge-t-il de tant d’icônes que vous avez peur de le regarder? Si vous avez tardé à vous organiser parce que la tâche est trop lourde ou trop ardue, ou si vous ne savez pas par où commencer, nous avons 40 astuces pour vous aider à maîtriser le zen de votre système de classement numérique.

Pour tous les lecteurs qui souhaitent organiser leurs fichiers et leurs dossiers ou, s’ils le sont déjà, meilleur organisé - nous avons compilé un guide complet pour bien s'organiser et rester organisé, un article complet qui, espérons-le, couvrira tous les conseils possibles.

Signes que votre ordinateur est mal organisé

Si votre ordinateur est en désordre, vous en êtes probablement déjà au courant. Mais au cas où vous ne le seriez pas, voici quelques indications:

• Votre bureau contient plus de 40 icônes.
• «Mes documents» contient plus de 300 fichiers et 60 dossiers, y compris des MP3 et des photos numériques.
• Vous utilisez la fonction de recherche intégrée de Windows chaque fois que vous devez rechercher un fichier.
• Vous ne pouvez pas trouver de programmes dans la liste des programmes hors de contrôle dans votre menu Démarrer
• Vous enregistrez tous vos documents Word dans un dossier, toutes vos feuilles de calcul dans un deuxième dossier, etc.
• Tout fichier que vous recherchez peut se trouver dans l’un des quatre ensembles de dossiers différents.

Mais avant de commencer, voici quelques notes rapides:

• Nous allons supposer que vous savez ce que sont les fichiers et les dossiers et comment les créer, les enregistrer, les renommer, les copier et les supprimer.
• Les principes d’organisation décrits dans cet article s’appliquent également tout systèmes informatiques. Toutefois, les captures d'écran ici refléteront l’aspect de la situation sous Windows (généralement Windows 7). Nous allons également mentionner quelques fonctionnalités utiles de Windows qui peuvent vous aider à vous organiser.
• Chacun a sa propre méthodologie d’organisation et de classement, et c’est trop facile d’entrer dans les arguments «Mon chemin est meilleur que le vôtre». La réalité est qu'il y est pas de moyen parfait pour organiser les choses. Quand j'ai écrit cet article, j'ai essayé de garder un point de vue généraliste et objectif. Je me considère exceptionnellement bien organisé (jusqu’à l’obsession, c’est vrai) et j’ai 25 ans d’expérience dans la collecte et l’organisation de fichiers sur ordinateur. J'ai donc beaucoup à dire sur le sujet. Mais les conseils que j'ai décrits ici ne sont que une manière de le faire. J'espère que certains de ces conseils fonctionneront pour vous aussi, mais s'il vous plaît, ne considérez pas cela comme une manière «correcte» de le faire.

À la fin de l'article, nous vous demanderons, à vous le lecteur, des astuces pour votre propre organisation.

Pourquoi s'embêter à organiser du tout?

Pour certains, la réponse à cette question va de soi. Et pourtant, en cette ère de logiciel de recherche de bureau puissant (les fonctionnalités de recherche intégrées dans les menus de démarrage de Windows Vista et de Windows 7 et des programmes tiers tels que Google Desktop Search), il faut poser la question et y répondre.

J'ai un ami qui met tous les fichiers qu'il a créés, reçus ou téléchargés dans sa Mes documents dossier et ne vous embêtez pas du tout dans les sous-dossiers. Il s’appuie sur la fonctionnalité de recherche intégrée à son système d’exploitation Windows pour l’aider à trouver tout ce qu’il cherche. Et il le trouve toujours. C’est un samouraï fouillé. Pour lui, le classement est une perte de temps précieux qui pourrait être passé à profiter de la vie!

C’est tentant de faire de même. À première vue, pourquoi voudrait-on prendre la peine d’organiser son disque dur alors que cet excellent logiciel de recherche est disponible? Eh bien, si tout ce que vous voulez faire avec les fichiers que vous possédez est de les localiser et de les ouvrir individuellement (pour les écouter, les éditer, etc.), il n’ya aucune raison de ne jamais vous soucier de rien. Mais considérez ces tâches courantes qui ne sont pas réalisables avec le logiciel de recherche de bureau:

• Rechercher des fichiers manuellement. Souvent, il n’est pas pratique, rapide ou même possible d’utiliser votre logiciel de recherche pour trouver ce que vous voulez. Cela ne fonctionne pas 100% du temps, ou vous ne l’avez peut-être même pas installé. Parfois, il est tout simplement plus rapide d’aller directement au fichier souhaité, si vous savez qu’il se trouve dans un sous-dossier particulier, plutôt que de parcourir des centaines de résultats de recherche.
• Trouver des groupes de fichiers similaires (par exemple, tous vos fichiers "professionnels", toutes les photos de vos vacances en Europe en 2008, tous vos clips vidéo, tous les fichiers MP3 de La face cachée de la lune, toutes vos lettres que vous avez écrites à votre femme, toutes vos déclarations de revenus). Le nommage intelligent des fichiers ne vous mènera que jusque-là. Parfois, c’est la date de création du fichier qui est importante, d’autres fois le format de fichier et d’autres fois le but du fichier. Comment nommer une collection de fichiers pour qu’ils soient faciles à isoler en fonction tout des critères ci-dessus? Réponse courte, tu ne peux pas.
• Déplacer des fichiers vers un nouvel ordinateur. Il est temps de mettre à jour votre ordinateur. Comment récupérer rapidement tous les fichiers importants pour vous? Ou vous décidez d'avoir deux ordinateurs maintenant - un pour la maison et un pour le travail. Comment isoler rapidement uniquement les fichiers liés au travail pour les déplacer sur l'ordinateur de travail?
• Synchroniser des fichiers avec d'autres ordinateurs. Si vous avez plusieurs ordinateurs et que vous devez mettre en miroir certains de vos fichiers (par exemple, votre collection de musique), vous avez besoin d'un moyen de déterminer rapidement quels fichiers doivent être synchronisés et ceux qui ne le sont pas. Vous ne voulez sûrement pas synchroniser tout?
• Choisissez les fichiers à sauvegarder. Si votre régime de sauvegarde nécessite plusieurs sauvegardes ou nécessite des sauvegardes rapides, vous devez être en mesure de spécifier les fichiers à sauvegarder et ceux qui ne le sont pas. Cela n’est pas possible s’ils se trouvent tous dans le même dossier.

Enfin, si vous êtes simplement quelqu'un qui prend plaisir à être organisé, rangé et commandé (moi! Moi!), Alors vous n'avez même pas besoin d'une raison. Être désorganisé est tout simplement impensable.

Conseils pour s'organiser

Nous présentons ici nos 40 meilleurs conseils sur la façon de s'organiser. Ou, si vous êtes déjà organisé, pour obtenir meilleur organisé.

Astuce # 1. Choisissez votre système d'organisation avec soin

La raison pour laquelle la plupart des gens ne sont pas organisés, c'est qu'il faut temps. Et le premier Ce qui prend du temps, c’est de décider d’un système d’organisation. Ceci est toujours une question de préférence personnelle, et est ne pas quelque chose qu'un geek sur un site Web peut vous dire. Vous devriez toujours choisir votre propre système, en fonction de la manière dont votre cerveau est organisé (ce qui suppose que votre cerveau est en fait organisé).

Nous ne pouvons pas vous instruire, mais nous pouvez faire des suggestions:

• Vous voudrez peut-être commencer avec un système basé sur les utilisateurs de l'ordinateur. i.e. «Mes fichiers», «Fichiers de ma femme», Fichiers de mon fils », etc. Dans« Mes fichiers », vous pouvez ensuite le scinder en« Personnel »et« Entreprise ». Vous pouvez alors réaliser qu'il y a des chevauchements. Par exemple, tout le monde peut vouloir partager l'accès à la bibliothèque musicale ou aux photos de la pièce de l'école. Vous pouvez donc créer un autre dossier appelé «Famille» pour les fichiers «communs».

• Vous pouvez décider que la ventilation au plus haut niveau de vos fichiers est basée sur la «source» de chaque fichier. En d'autres termes, qui a créé les fichiers. Vous pourriez avoir «Fichiers créés par ME (entreprise ou personnel)», «Fichiers créés par des personnes que je connais (famille, amis, etc.)» et enfin «Fichiers créés par le reste du monde (fichiers de musique MP3, téléchargés ou déchirés»). des films ou des émissions de télévision, des fichiers d’installation de logiciels, de superbes images de papier peint que vous avez collectées, etc.). »Ce système est celui que j’utilise moi-même. Voir ci-dessous:

  

  marque est pour les fichiers créés par moi VC est destiné aux fichiers créés par ma société (Créations virtuelles) Autres est pour les fichiers créés par mes amis et ma famille Les données est le reste du monde Également, Réglages est l'endroit où je stocke les fichiers de configuration et d'autres fichiers de données de programme pour mon logiciel installé (plus de détails à ce sujet dans le conseil n ° 34 ci-dessous).

• Chaque dossier présentera son propre ensemble d'exigences pour des travaux ultérieurs. sous-organisation. Par exemple, vous pouvez décider d’organiser votre collection musicale dans des sous-dossiers basés sur le nom de l’artiste, tandis que votre photos numériques pourraient s'organiser en fonction de la date à laquelle ils ont été pris. Cela peut être différent pour chaque sous-dossier!
• Une autre stratégie serait basée sur «l'actualité». Les fichiers que vous devez encore ouvrir et regarder en direct dans un dossier. Ceux qui ont été examinés mais pas encore classés vivent dans un autre endroit. Les projets actuels et actifs vivent dans un endroit encore différent. Tous les autres fichiers (votre «archive», si vous voulez) vivraient dans un quatrième dossier. (Et bien sûr, dans ce dernier dossier, vous devrez créer un autre sous-système basé sur l’un des points précédents).

Pensez-y - le changer quand il s'avère qu'une incomplète peut être un gros problème! Avant de vous lancer dans l’implémentation du système que vous proposez, examinez un large éventail de fichiers que vous possédez et voyez s’ils seront tous en mesure de trouver un bel emplacement logique pour votre système.

Pointe # 2. Quand vous décidez de votre système, S'y tenir!

Il n’ya rien de plus inutile que de vous donner la peine de créer un système et de classer tous vos fichiers, puis chaque fois que vous créez, recevez ou téléchargez un Nouveau fichier, vous le déposez simplement sur votre bureau. Vous devez être discipliné - pour toujours! Chaque nouveau fichier que vous obtenez, passez ces quelques secondes supplémentaires à le classer à votre place! Sinon, dans un mois ou deux, votre situation sera pire qu'avant: la moitié de vos fichiers sera organisée et l'autre moitié sera désorganisée - et vous ne saurez pas lequel est lequel!

Pointe # 3. Choisissez soigneusement le dossier racine de votre structure

Chaque fichier de données (document, photo, fichier musical, etc.) que vous créez, que vous possédez ou qui est important pour vous, peu importe sa provenance, doit être trouvé dans un seul dossier, et qu’un seul dossier doit être situé à la racine de votre lecteur C: (sous-dossier de C: ). En d'autres termes, faire ne pas basez la structure de vos dossiers dans des dossiers standard tels que «Mes documents». Si tel est le cas, vous laissez les ingénieurs du système d’exploitation choisir la structure de dossiers qui vous convient le mieux. Et chaque système d'exploitation a un système différent! Sous Windows 7, vos fichiers se trouvent dans C: Utilisateurs VotreNom, alors que sur Windows XP, il était C: Documents and Settings VotreNom Mes documents. Dans les systèmes UNIX, il est souvent / home / VotreNom.

Ces dossiers par défaut standard ont tendance à se remplir de fichiers indésirables et de dossiers qui ne sont pas du tout importants pour vous. «Mes documents» est le pire délinquant. Il semble que chaque deuxième logiciel que vous installez aime créer son propre dossier dans le dossier «Mes documents». Ces dossiers ne rentrent généralement pas dans votre structure organisationnelle, ne les utilisez donc pas! En fait, n’utilisez même pas le dossier «Mes documents». Laissez-le se remplir de bric-à-brac, puis ignorez-le simplement. Cela semble hérétique, mais: ne visitez jamais votre dossier «Mes documents»! Supprimez vos icônes / liens vers «Mes documents» et remplacez-les par des liens vers les dossiers. vous créé et vous se soucier de!

Créez votre propre système de fichiers à partir de zéro! Probablement le meilleur endroit pour le mettre serait sur votre RÉ: conduire - si vous en avez un. De cette façon, tous votre les fichiers sont stockés sur un lecteur, tandis que tous les fichiers de système d'exploitation et de composant logiciel sont stockés sur le lecteur C: simplement et élégamment séparés. Les avantages de cela sont profonds. Il existe non seulement des avantages évidents pour l'organisation (voir astuce n ° 10 ci-dessous), mais lorsqu'il s'agit de migrer vos données vers un nouvel ordinateur, vous pouvez (parfois) simplement débrancher votre lecteur D: et le brancher en tant que lecteur D: votre nouvel ordinateur (cela implique que le lecteur D: est en fait un disque physique séparé et non une partition sur le même disque que C:). Vous obtenez également une légère amélioration de la vitesse (encore une fois, uniquement si vos lecteurs C: et D: se trouvent sur des disques physiques distincts).

Avertissement: à partir du conseil n ° 12 ci-dessous, vous verrez que c’est une bonne idée d’avoir exactement la même structure de système de fichiers - y compris le lecteur sur lequel elle a été classée - tout des ordinateurs que vous possédez. Donc, si vous décidez d'utiliser le RÉ: lecteur en tant que système de stockage pour vos propres fichiers, assurez-vous d’utiliser le lecteur D: tout les ordinateurs que vous possédez. Si vous ne pouvez pas vous en assurer, vous pouvez toujours utiliser une astuce geek astucieuse pour stocker vos fichiers sur le disque. RÉ: conduire, mais toujours accéder à tous via le C: conduire (voir astuce # 17, ci-dessous).

Si vous n’avez qu’un seul disque dur (C:), puis créez un dossier dédié qui contiendra tout vos fichiers - quelque chose comme C: Fichiers. Le nom du dossier n’a pas d’importance, mais faites-en un seul mot bref.

Il y a plusieurs raisons à cela:

• Lors de la création d’un régime de sauvegarde, il est facile de décider quels fichiers doivent être sauvegardés - ils sont tous dans le même dossier!
• Si vous décidez d’échanger votre ordinateur contre un nouveau, vous savez exactement quels fichiers migrer.
• Vous saurez toujours par où commencer la recherche d'un fichier
• Si vous synchronisez des fichiers avec d'autres ordinateurs, vos routines de synchronisation sont très simples. Cela fait également en sorte que tous vos raccourcis continuent à fonctionner sur les autres machines (plus de détails à ce sujet dans le conseil n ° 24 ci-dessous).

Une fois que vous avez décidé où vos fichiers doivent aller, mettez-les ensuite tout vos fichiers dedans - Tout! Ignorez complètement les dossiers standard par défaut créés pour vous par le système d'exploitation («Ma musique», «Mes images», etc.). En fait, vous pouvez déplacer plusieurs de ces dossiers dans votre propre structure (plus de détails à ce sujet ci-dessous, astuce n ° 6).

Plus vous obtenez tous vos fichiers de données (documents, photos, musique, etc.) et tous vos paramètres de configuration dans ce dossier, plus il sera facile d’exécuter toutes les tâches ci-dessus.

Une fois que cela a été fait, et tout votre les fichiers vivent dans un dossier, tous les autre Les dossiers dans C: peuvent être considérés comme des dossiers de «système d’exploitation» et, par conséquent, n’ont guère d’intérêt quotidien pour nous.

Voici une capture d'écran d'un lecteur C: bien organisé, où tous les fichiers de l'utilisateur sont situés dans le Des dossiers dossier:

Pointe # 4. Utiliser des sous-dossiers

Ce serait notre astuce la plus simple et la plus évidente. Cela va presque sans dire. Tout système d’organisation choisi (voir conseil n ° 1) nécessitera la création de sous-dossiers pour vos fichiers. Habituez-vous à créer des dossiers régulièrement.

Pointe # 5. Ne soyez pas timide au sujet de la profondeur

Créez autant de niveaux de sous-dossiers que vous avez besoin. N’ayez pas peur de le faire. Faites-le chaque fois que vous avez la possibilité de regrouper un ensemble de fichiers liés dans un sous-dossier. Les exemples peuvent inclure: Tous les MP3 d'un CD de musique, toutes les photos d'un jour férié ou tous les documents d'un client.

C’est parfaitement correct de placer les fichiers dans un dossier appelé C: Files Me From Others Services WestCo Bank Statements 2009. C’est seulement sept niveaux de profondeur. Dix niveaux n'est pas rare. Bien sûr, il est possible d’aller trop loin. Si vous remarquez que vous créez un sous-dossier contenant un seul fichier, vous devenez probablement un peu trop zélé. Par contre, si vous créez simplement une structure avec seulement deux niveaux (par exemple C: Files Work) alors vous n’avez vraiment atteint aucun niveau d’organisation (à moins de posséder seulement six fichiers!). Votre dossier «Work» sera devenu un dépotoir, tout comme votre bureau, avec probablement des centaines de fichiers.

Pointe # 6. Déplacez les dossiers de l'utilisateur standard dans votre propre structure de dossier.

La plupart des systèmes d'exploitation, y compris Windows, créent un ensemble de dossiers standard pour chacun de ses utilisateurs. Ces dossiers deviennent alors l'emplacement par défaut pour des fichiers tels que des documents, des fichiers de musique, des photos numériques et des fichiers Internet téléchargés. Sous Windows 7, la liste complète est affichée ci-dessous:

Certains de ces dossiers que vous n'utiliserez peut-être jamais ni ne vous soucierez (par exemple, le Favoris dossier, si vous n’utilisez pas Internet Explorer comme navigateur). Ceux que vous pouvez laisser où ils sont. Mais vous pouvez utiliser certains des autres dossiers pour stocker des fichiers qui sont importants pour vous. Même si tu es ne pas Windows les traite toujours comme l’emplacement de stockage par défaut pour de nombreux types de fichiers. Lorsque vous enregistrez un type de fichier standard, il peut être gênant d’être automatiquement invité à l’enregistrer dans un dossier ne faisant pas partie de votre propre structure de fichiers.

Mais il existe une solution simple: déplacez les dossiers qui vous intéressent dans votre propre structure de dossiers! Si vous le faites, Windows vous invitera à le sauvegarder dans le nouvel emplacement déplacé lors de l'enregistrement d'un fichier du type correspondant.

Déplacer les dossiers est facile. Il suffit de les glisser-déposer vers le nouvel emplacement. Voici une capture d'écran de la valeur par défaut Ma musique dossier déplacé vers mon dossier personnel personnalisé (marque):

Astuce # 7. Nommez les fichiers et les dossiers intelligemment

C’est un autre qui va presque sans dire, mais nous le dirons quand même: Do ne pas autoriser la création de fichiers portant des noms sans signification tels que Document1.doc, ou des dossiers appelés Nouveau dossier (2). Prenez 20 secondes de plus et donnez un nom significatif au fichier / dossier - un nom qui divulgue avec précision son contenu sans répéter tout le contenu du nom.

Astuce # 8. Attention aux noms de fichiers longs

Une autre façon de savoir si vous n'avez pas encore créé suffisamment de profondeur pour la hiérarchie de vos dossiers est que vos fichiers nécessitent souvent des noms très longs. Si vous avez besoin d'appeler un fichier Chiffres de vente Johnson, mars 2009.xls (qui peut arriver dans le même dossier que Abercrombie Budget Report 2008.xls), vous voudrez peut-être créer des sous-dossiers pour que le premier fichier puisse simplement s'appeler March.xlset vivant dans le Clients Johnson Chiffres de Vente 2009 dossier.

Un fichier bien placé n'a besoin que d'un nom de fichier bref!

Conseil n ° 9. Utilisez les raccourcis! Partout!

C’est probablement le conseil le plus utile et le plus important que nous puissions offrir. Un raccourci permet à un fichier d’être à deux endroits à la fois.

Pourquoi voudrai-tu ceci? Eh bien, la structure de fichiers et de dossiers de tous les systèmes d’exploitation populaires sur le marché est hiérarchique. Cela signifie que tous les objets (fichiers et dossiers) vivent toujours exactement dans un dossier parent. C’est un peu comme un arbre. Un arbre a des branches (dossiers) et des feuilles (fichiers). Chaque feuille et chaque branche sont supportées par exactement une branche parente, jusqu’à la racine de l’arborescence (ce qui, incidemment, est exactement la raison pour laquelle C: est appelé le «dossier racine» du lecteur C:).

Que les disques durs soient structurés de cette façon peut sembler évident et même nécessaire, mais ce n’est qu’un moyen d’organiser les données. Il y en a d'autres: Les bases de données relationnelles, par exemple, organisent les données structurées de manière totalement différente. La principale limitation des structures de classement hiérarchiques est qu'un fichier ne peut jamais figurer dans une seule branche de l'arborescence - dans un seul dossier - à la fois. Pourquoi c'est un problème? Eh bien, il y a deux raisons principales pour lesquelles cette limitation est un problème pour les utilisateurs d'ordinateurs:

1. L’endroit “correct” pour un fichier, selon notre logique d’organisation, est très souvent très complexe. incommode placer pour que ce fichier soit localisé. Ce n’est pas parce qu’elle est correctement classée qu’elle est facile à obtenir. Votre fichier peut être «correctement» enfoui à six niveaux au plus profond de la structure de votre sous-dossier, mais vous aurez peut-être besoin d'un accès régulier et rapide à ce fichier tous les jours. Vous pouvez toujours le déplacer vers un emplacement plus pratique, mais cela signifierait que vous auriez besoin de re-déposer à son emplacement "correct" chaque fois que vous avez fini de travailler dessus. Très insatisfaisant.
2. Un fichier peut simplement «appartenir» à deux ou plusieurs emplacements différents dans votre structure de fichiers. Par exemple, supposons que vous soyez un comptable et que vous venez de compléter la déclaration de revenus de 2009 pour John Smith. Il pourrait être logique pour vous d'appeler ce fichier Déclaration de revenus 2009.doc et le classer sous Clients John Smith. Mais il peut également être important pour vous que les déclarations de revenus de 2009 de tous vos clients soient réunies au même endroit. Donc vous pourriez également vouloir appeler le fichier John Smith.doc et le classer sous Déclarations d'impôts 2009. Le problème est que, dans un système de classement purement hiérarchique, vous ne pouvez pas le placer aux deux endroits. Grrrrr!

Heureusement, Windows (et la plupart des autres systèmes d’exploitation) vous permet de faire exactement cela: c’est un «raccourci» (également appelé «alias» sur Mac et «lien symbolique» sur les systèmes UNIX). Les raccourcis permettent à un fichier d’exister au même endroit, et une icône qui représente le fichier être créé et mis n'importe où ailleurs s'il vous plaît. En fait, vous pouvez créer une douzaine de telles icônes et les disperser sur votre disque dur. Un double-clic sur l'une de ces icônes / raccourcis ouvre le fichier d'origine, comme si vous double-cliquez sur le fichier d'origine.

Considérez les deux icônes suivantes:

Celui de gauche est le document Word réel, tandis que celui de droite est un raccourci qui représente le document Word. Double-cliquer sur l’une des deux icônes ouvrira le même fichier. Il existe deux principales différences visuelles entre les icônes:

1. Le raccourci aura une petite flèche dans le coin inférieur gauche (sous Windows, de toute façon)
2. Le raccourci est autorisé à avoir un nom qui n'inclut pas l'extension de fichier (la partie “.docx”, dans ce cas)

Vous pouvez supprimer le raccourci à tout moment sans perdre les données réelles. L'original est toujours intact. Tout ce que vous perdez, c’est la capacité d’accéder à ces données où que se trouve le raccourci.

Alors, pourquoi les raccourcis sont-ils si géniaux? Parce qu'ils nous permettent de surmonter facilement la principale limite des systèmes de fichiers hiérarchiques et de placer un fichier à deux endroits (ou plus) simultanément. Vous serez toujours avoir des fichiers qui ne fonctionnent pas bien avec votre logique d’organisation et qui ne peuvent pas être classés à un seul endroit. Ils exigent d’exister à deux endroits. Les raccourcis permettent cela! En outre, ils vous permettent de rassembler vos fichiers et dossiers les plus souvent ouverts au même endroit pour un accès pratique. La partie intéressante est que les fichiers originaux restent où ils sont, en sécurité pour toujours dans leur emplacement parfaitement organisé.

Ainsi, votre collection de fichiers les plus souvent ouverts peut - et devrait - devenir une collection de raccourcis!

Si vous n'êtes toujours pas convaincu de l'utilité des raccourcis, examinez les zones bien connues suivantes d'un ordinateur Windows typique:

• Le menu Démarrer (et tous les programmes qui y vivent)
• La barre de lancement rapide (ou le superbar dans Windows 7)
• La zone «Dossiers favoris» dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de l'Explorateur Windows (sous Windows Vista ou Windows 7)
• Vos favoris Internet Explorer ou vos favoris Firefox

Chaque élément dans chacune de ces zones est un raccourci! Chacune de ces zones n’existe que dans un seul but: pour des raisons pratiques: vous fournir une collection des fichiers et des dossiers auxquels vous accédez le plus souvent.

Il devrait être facile de voir maintenant que les raccourcis sont conçus pour un seul but: Pour faciliter l'accès à vos fichiers. Chaque fois que vous double-cliquez sur un raccourci, vous évitez les tracas de la localisation du fichier (ou du dossier, du programme, du lecteur ou de l'icône du panneau de configuration) qu'il représente.

Les raccourcis nous permettent d'inventer une règle d'or d'organisation des fichiers et des dossiers:

“Only ever have one copy of a file – never have two copies of the same file. Use a shortcut instead”

(cette règle ne s'applique pas aux copies créées à des fins de sauvegarde, bien sûr!)

Il existe également des règles moins strictes, telles que «ne déplacez pas un fichier dans votre zone de travail, mais créez plutôt un raccourci» et «chaque fois que vous êtes frustré par le temps requis pour localiser un fichier, créez un placez ce raccourci dans un endroit pratique.

Alors, comment pouvons-nous créer ces raccourcis massivement utiles? Il y a deux manières principales:

1. "Copier" le fichier ou le dossier d'origine (cliquez dessus et tapez Ctrl-Cou faites un clic droit dessus et sélectionnez Copie):

   

   Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris dans une zone vide du dossier de destination (l’emplacement où vous souhaitez que le raccourci aille) et sélectionnez Coller le raccourci:

   

2. Faites glisser le fichier du dossier source au dossier de destination avec le bouton droit de la souris. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris dans le dossier de destination, un menu apparaît:

   

   Sélectionner Créer des raccourcis ici.

Notez que lorsque les raccourcis sont créés, ils sont souvent nommés comme Raccourci vers Détail du budget.doc (Windows XP) ou Détail du budget - Shortcut.doc (Windows 7). Si vous n'aimez pas ces mots supplémentaires, vous pouvez facilement renommer les raccourcis une fois qu'ils ont été créés ou configurer Windows pour qu'il n'insère jamais les mots supplémentaires (voir notre article sur la procédure à suivre).

Et bien sûr, vous pouvez aussi créer des raccourcis vers les dossiers, pas seulement vers les fichiers!

Ligne de fond:

Whenever you have a file that you’d like to access from somewhere else (whether it’s convenience you’re after, or because the file simply belongs in two places), create a shortcut to the original file in the new location.

Conseil n ° 10. Séparer les fichiers d'application des fichiers de données

Tout gourou de l'organisation numérique enfonce cette règle en vous. Les fichiers d’application sont les composants du logiciel que vous avez installé (par exemple, Microsoft Word, Adobe Photoshop ou Internet Explorer). Les fichiers de données sont les fichiers que vous avez créés pour vous-même à l’aide de ce logiciel (par exemple, des documents Word, des photos numériques, des courriels ou des listes de lecture).

Le logiciel est installé, désinstallé et mis à niveau tout le temps. Espérons que vous gardez toujours le support d'installation d'origine (ou le fichier d'installation téléchargé) dans un endroit sûr, et pourrez ainsi réinstaller votre logiciel à tout moment. Cela signifie que les fichiers de composant logiciel importent peu. Considérant que les fichiers que vous avez créés avec ce logiciel sont, par définition, importants. C'est une bonne règle de toujours séparer les fichiers sans importance des fichiers importants.

Ainsi, lorsque votre logiciel vous invite à enregistrer un fichier que vous venez de créer, prenez un moment pour vérifier où il vous suggère de sauvegarder le fichier. Si vous suggérez de sauvegarder le fichier dans le même dossier que le logiciel, ne suivez absolument pas cette suggestion. Le déposer dans votre posséder dossier! En fait, voyez si vous pouvez trouver l’option de configuration du programme qui détermine où les fichiers sont enregistrés par défaut (le cas échéant) et modifiez-la.

Conseil n ° 1 1. Organiser les fichiers en fonction de Objectif, ne pas sur le type de fichier

Si vous avez, par exemple, un dossier appelé Travail Clients Johnsonet dans ce dossier vous avez deux sous-dossiers, Documents Word et Feuilles de calcul (c’est-à-dire que vous séparez les fichiers «.doc» des fichiers «.xls»), alors il est probable que vous n’êtes pas organisé de manière optimale. Il est peu logique d'organiser vos fichiers en fonction du programme qui les a créés. Au lieu de cela, créez vos sous-dossiers en fonction du objectif du fichier. Par exemple, il serait plus logique de créer des sous-dossiers appelés Correspondance et Financiers. Il se peut bien que tous les fichiers d’un sous-dossier soient du même type, mais il s’agit plutôt d’une simple coïncidence et d’une conception non exhaustive de votre système d’organisation.

Pointe # 12. Conservez la même structure de dossiers sur tous vos ordinateurs.

En d’autres termes, quel que soit le système d’organisation que vous créez, appliquez-le à chaque ordinateur de votre choix. Il y a plusieurs avantages à cela:

• Il y a moins à retenir. Peu importe où vous êtes, vous savez toujours où chercher vos fichiers
• Si vous copiez ou synchronisez des fichiers d'un ordinateur à un autre, la configuration du travail de synchronisation devient très simple.
• Les raccourcis peuvent être facilement copiés ou déplacés d’un ordinateur à un autre (en supposant que les fichiers d’origine soient également copiés / déplacés). Il n’est pas nécessaire de retrouver la cible du raccourci sur le deuxième ordinateur
• Idem pour les fichiers liés (par exemple, les documents Word qui lient des données dans un fichier Excel séparé), les playlists, et tout les fichiers qui font référence aux emplacements de fichiers exacts des autres fichiers.

Cela s'applique même au lecteur sur lequel vos fichiers sont stockés. Si vos fichiers sont stockés sur C: sur un ordinateur, assurez-vous qu’ils sont stockés sur C: sur tout vos ordinateurs. Sinon, tous vos raccourcis, listes de lecture et fichiers liés ne fonctionneront plus!

Pointe # 13. Créer un dossier "Boîte de réception"

Créez vous-même un dossier dans lequel vous stockez tous les fichiers sur lesquels vous travaillez ou que vous n’avez pas encore archivés. Vous pouvez considérer ce dossier comme votre liste de choses à faire. Vous pouvez l'appeler «Boîte de réception» (en lui donnant la même métaphore que votre système de messagerie électronique), ou «Travailler», ou «À faire», ou «Scratch», ou tout autre nom qui vous convient. Peu importe comment vous l'appelez, assurez-vous d'en avoir un!

Une fois que vous avez fini de travailler sur un fichier, vous le déplacez de la «Boîte de réception» vers son emplacement approprié dans votre structure organisationnelle.

Vous voudrez peut-être utiliser votre bureau en tant que dossier «Boîte de réception». À tort ou à raison, la plupart des gens le font. Ce n’est pas un mauvais endroit pour mettre de tels fichiers, mais faites attention: si vous faire décidez que votre bureau représente votre liste de tâches à effectuer, puis assurez-vous qu'aucun autre fichier n'y parvient. En d’autres termes, assurez-vous que votre «Boîte de réception», où qu’elle se trouve, qu’il s’agisse de votre ordinateur de bureau ou autre, est préservée contre les fichiers inutiles qui ne lui appartiennent pas.

Alors, où devriez-vous mettre ce dossier, qui, presque par définition, vit à l'extérieur la structure du reste de votre système de classement? Eh bien, avant tout, il faut que ce soit quelque part pratique. Ce sera l’un de vos dossiers les plus visités, la commodité est donc essentielle. Le placer sur le bureau est une excellente option - surtout si vous n’avez pas d’autres dossiers sur votre bureau: le dossier devient alors extrêmement facile à trouver dans l’explorateur Windows:

Pointe # 14. Assurez-vous de n'avoir qu'un seul dossier "Boîte de réception"

Une fois que vous avez créé votre dossier «Boîte de réception», n’utilisez aucun autre emplacement de dossier comme «liste de tâches». Jeter chaque fichier entrant ou créé dans le dossier Boîte de réception lorsque vous le créez / le recevez. Cela permet de garder le reste de votre ordinateur vierge et exempt de courrier indésirable créé ou téléchargé de manière aléatoire. La dernière chose que vous voulez faire est de vérifier plusieurs dossiers pour voir toutes vos tâches et projets en cours. Rassemblez-les tous ensemble dans un dossier.

Voici quelques conseils pour vous assurer de n'avoir qu'une seule boîte de réception:

• Définissez l'emplacement «d'enregistrement» par défaut de tous vos programmes dans ce dossier.
• Définissez l'emplacement de téléchargement par défaut pour votre navigateur dans ce dossier.
• Si ce dossier est ne pas votre bureau (recommandé), puis voyez aussi si vous pouvez faire en sorte de ne pas mettre de fichiers «à faire» sur votre bureau. Ceci garde votre bureau épuré et zen:

(la Boîte de réception dossier est dans le coin en bas à droite)

Pointe # 15. Soyez vigilant à propos de la suppression de votre dossier "Boîte de réception"

C’est l’une des clés pour rester organisé. Si vous laissez votre «boîte de réception» déborder (c.-à-d. Laissez plus de 30 fichiers ou dossiers par exemple), vous allez probablement commencer à vous sentir dépassé: vous ne suivez pas votre liste de choses à faire. Une fois que votre boîte de réception a dépassé un certain seuil (environ 30 fichiers, des études ont montré), vous commencerez tout simplement à l’éviter. Vous pouvez continuer à mettre des fichiers là-dedans, mais vous aurez peur de le regarder, craignant le sentiment «incontrôlable» que ressentent régulièrement toutes les personnes surmenées, chaotiques ou simplement désorganisées.

Alors, voici ce que vous pouvez faire:

• Visitez votre dossier Boîte de réception / À faire régulièrement (au moins cinq fois par jour).
• Parcourez régulièrement le dossier pour rechercher les fichiers sur lesquels vous avez terminé de travailler et qui sont prêts à être archivés. Classez-les immédiatement.
• Faites-en une source de fierté pour garder le nombre de fichiers dans ce dossier aussi petit que possible. Si vous accordez de l'importance à la tranquillité d'esprit, faites de ce dossier l'une de vos plus grandes priorités (informatiques).
• Si vous savez qu'un fichier particulier est dans le dossier depuis plus de six semaines, admettez que vous n'allez pas vous en occuper et le déplacer vers son dernier emplacement.

Pointe # 16. Tout archiver immédiatement et utiliser Raccourcis pour vos projets actifs

Dès que vous créez, recevez ou téléchargez un nouveau fichier, stockez-le dans le dossier “correct” immédiatement. Ensuite, chaque fois que vous devez travailler dessus (éventuellement tout de suite), créez un raccourci vers celui-ci dans votre dossier «Boîte de réception» («À faire») ou sur votre bureau. De cette façon, tous vos fichiers se trouvent toujours à l'emplacement «correct», mais vous disposez toujours d'un accès immédiat et pratique à vos fichiers actifs en cours. Lorsque vous avez fini de travailler sur un fichier, supprimez simplement le raccourci.

Idéalement, votre dossier «Boîte de réception» - et votre bureau - ne devrait contenir aucun fichier ou dossier réel. Ils devraient simplement contenir raccourcis.

Pointe # 17. Utilisation Répertoire des liens symboliques (ou jonctions) maintenir une structure de dossiers unifiée

En utilisant cette astuce, nous pouvons éviter un problème potentiel que nous pouvons rencontrer lors de la création de notre structure organisationnelle - le problème de plusieurs disques sur notre ordinateur (C:, D:, etc.). Nous avons peut-être des fichiers que nous devons stocker sur le lecteur D: pour des raisons d'espace, mais nous souhaitons néanmoins baser notre structure de dossiers organisée sur le lecteur C: (ou l'inverse).

La structure organisationnelle de votre choix peut imposer que tous vos fichiers soient accessibles à partir du C: lecteur (par exemple, le dossier racine de tous vos fichiers peut ressembler à quelque chose comme: C: Fichiers). Et pourtant, vous pouvez toujours avoir un RÉ: conduire et souhaiter profiter des centaines de gigaoctets de rechange qu’il offre. Saviez-vous qu’il est effectivement possible de stocker vos fichiers sur le lecteur D: tout en y accédant comme s’ils se trouvaient sur le lecteur C:? Et non, nous ne parlons pas de raccourcis ici (bien que le concept soit très similaire).

En utilisant la commande shell mklink, vous pouvez essentiellement prendre un dossier qui vit sur un conduire et créer un alias pour cela sur un différent conduire (vous pouvez faire beaucoup plus que cela avec mklink - pour un aperçu complet des capacités de ce programme, voir notre article dédié). Ces alias s'appellent annuaire liens symboliques (et était connu sous le nom de jonctions). Vous pouvez les considérer comme des dossiers «virtuels». Ils fonctionnent exactement comme des dossiers ordinaires, sauf qu’ils sont physiquement situés ailleurs.

Par exemple, vous pouvez décider que toute votre RÉ: Le lecteur contient la structure complète de vos fichiers d’organisation, mais vous devez référencer tous ces fichiers comme s’ils se trouvaient sur le disque. C: conduire, sous C: Fichiers. Si c'était le cas, vous pourriez créer C: Fichiers sous forme de lien symbolique d'annuaire - un lien vers RÉ:, comme suit:

mklink /d c:files d:

Ou il se peut que les seuls fichiers que vous souhaitez stocker sur le RÉ: Drive sont votre collection de films. Vous pouvez localiser tous vos fichiers vidéo à la racine de votre RÉ: conduire, puis le lier à C: Files Media Movies, comme suit:

mklink /d c:filesmediamovies d:

(Inutile de dire que vous devez exécuter ces commandes à partir d'une invite de commande - cliquez sur le bouton Démarrer, tapez cmd et appuyez sur Entrer)

Pointe # 18. Personnaliser les icônes de votre dossier

Ce n'est pas à proprement parler un organisationnel pointe, mais ayant des icônes uniques pour chaque dossier Est-ce que vous permet d'identifier plus rapidement visuellement quel dossier est quel dossier et vous fait ainsi gagner du temps lorsque vous recherchez des fichiers. Un exemple est ci-dessous (à partir de mon dossier qui contient tous les fichiers téléchargés à partir d'Internet):

Pointe # 19. Rangez votre menu de démarrage

Le menu Démarrer de Windows est généralement l’une des parties les plus encombrées de tout ordinateur Windows. Chaque programme que vous installez semble adopter une approche complètement différente pour placer des icônes dans ce menu. Certains mettent simplement une seule icône de programme. D'autres créent un dossier basé sur le nom du logiciel. Et d'autres créent un dossier basé sur le nom du fabricant du logiciel. C’est le chaos et il peut être difficile de trouver le logiciel que vous voulez utiliser.

Heureusement, nous pouvons éviter ce chaos grâce aux fonctionnalités utiles du système d'exploitation telles que le lancement rapide, la barre de menu Superbar ou les éléments du menu de démarrage épinglé.

Même dans ce cas, il serait logique de se lancer dans le menu Démarrer et de lui donner un bon coup. Tout ce dont vous avez besoin de décider, c’est de la manière dont vous allez organiser vos applications. Une structure basée sur le but de l'application est un candidat évident. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'une telle structure:

Dans cette structure, Utilitaires désigne les logiciels dont le travail consiste à assurer le bon fonctionnement de l'ordinateur lui-même (outils de configuration, logiciels de sauvegarde, programmes Zip, etc.). Applications fait référence à tout logiciel de productivité qui ne rentre pas dans les en-têtes Multimédia, Graphique, l'Internet, etc.

Au cas où vous ne le sauriez pas, chaque icône de votre menu Démarrer est un raccourci et peut être manipulé comme n'importe quel autre raccourci (copié, déplacé, supprimé, etc.).

Avec le menu Démarrer de Windows (toutes les versions de Windows), Microsoft a décidé qu’il serait possible deux structures de dossiers parallèles pour stocker vos raccourcis du menu Démarrer. Un pour vous (l'utilisateur connecté de l'ordinateur) et un pour tous les utilisateurs de l'ordinateur. Deux structures parallèles peuvent souvent être redondantes: si vous êtes le seul utilisateur de l’ordinateur, il est préférable d’avoir deux structures parallèles. totalement redondant. Même si plusieurs utilisateurs se connectent régulièrement à l'ordinateur, la plupart de vos logiciels installés devront être mis à la disposition de tous les utilisateurs. Ils doivent donc être déplacés de la version «Il n'y a que vous» du menu Démarrer dans le menu «Tous». utilisateurs.

Pour prendre le contrôle de votre menu Démarrer et pouvoir commencer à l’organiser, vous devez savoir comment accéder aux dossiers et aux fichiers de raccourcis qui composent le menu Démarrer (les deux versions). Pour trouver ces dossiers et fichiers, cliquez sur le bouton Début bouton puis faites un clic droit sur le Tous les programmes texte (les utilisateurs de Windows XP doivent cliquer avec le bouton droit de la souris sur la Début bouton lui-même):

le Ouvrir L’option se réfère à la version «rien que vous» du menu Démarrer, tandis que la Ouvrir tous les utilisateurs l'option fait référence à la version «tous les utilisateurs». Cliquez sur celui que vous souhaitez organiser.

Une fenêtre de l'explorateur Windows s'ouvre alors avec la version choisie du menu Démarrer sélectionnée. De là, c’est facile. Double-cliquez sur le Programmes dossier et vous verrez tous vos dossiers et raccourcis. Maintenant, vous pouvez supprimer / renommer / déplacer jusqu'à ce que vous le souhaitiez.

Remarque: lorsque vous réorganisez votre menu Démarrer, vous souhaiterez peut-être deux Les fenêtres de l'explorateur s'ouvrent en même temps: une affiche la version «rien que vous» et l'autre, la version «Tous les utilisateurs». Vous pouvez glisser-déposer entre les fenêtres.

Conseil n ° 20. Garder Votre menu de démarrage bien rangé

Une fois que vous avez un menu de démarrage parfaitement organisé, essayez d’être un peu vigilant pour le garder ainsi. Chaque fois que vous installez un nouveau logiciel, les icônes créées violeront presque certainement votre structure organisationnelle.

Par conséquent, pour que votre menu Démarrer soit vierge et organisé, veillez à suivre les étapes suivantes à chaque fois que vous installez un nouveau logiciel:

• Vérifiez si le logiciel a été installé dans la zone «rien que vous» du menu Démarrer ou dans la zone «Tous les utilisateurs», puis déplacez-le dans la zone appropriée.
• Supprimez toutes les icônes inutiles (comme l’icône «Lisez-moi», l’icône «Aide» (vous pouvez toujours ouvrir l’aide depuis le logiciel lui-même lorsqu’il est lancé), l’icône «Désinstaller», les liens du fabricant. site web, etc)
• Renommez la ou les icônes principales du logiciel en quelque chose de bref qui a du sens pour vous. Par exemple, vous voudrez peut-être renommer Microsoft Office Word 2010 simplement Mot
• Déplacez les icônes dans le dossier approprié en fonction de la structure organisationnelle de votre menu Démarrer.

Et n’oubliez pas: quand vous désinstaller logiciel, la procédure de désinstallation du logiciel ne sera plus en mesure de supprimer l’icône du logiciel du menu Démarrer (car vous l’avez déplacée et / ou renommée), vous devez donc supprimer cette icône manuellement.

Pointe # 21. Rangé C:

La racine de votre lecteur C: (C: ) est un dépotoir commun pour les fichiers et dossiers - à la fois par les utilisateurs de votre ordinateur et par le logiciel que vous installez sur votre ordinateur. Cela peut devenir un gâchis.

De nos jours, il n’existe presque aucun logiciel nécessitant son installation. C: . 99% du temps, il peut et doit être installé dans C: Program Files. Quant à vos propres fichiers, il est clair qu’ils peuvent (et devraient presque toujours) être stockés ailleurs.

Dans un monde idéal, votre C: dossier devrait ressembler à ceci (sous Windows 7):

Notez qu’il existe des fichiers et des dossiers système dans C: qui sont habituellement et délibérément «cachés» (comme le fichier de mémoire virtuelle Windows). pagefile.sys, le fichier du chargeur de démarrage bootmgr, et le Information de volume du system dossier). Cacher ces fichiers et dossiers est une bonne idée, car ils doivent rester où ils sont et ne doivent presque jamais être ouverts ni même vus par vous, l'utilisateur. Les masquer vous évite de les manipuler accidentellement et améliore votre sens de l'ordre et votre bien-être lorsque vous consultez votre dossier de lecteurs C:.

Pointe # 22. Rangez votre bureau

Le bureau est probablement la partie la plus maltraitée d’un ordinateur Windows (du point de vue de l’organisation). Il sert généralement de dépotoir pour tous les fichiers entrants, de même qu’il contient des icônes pour les applications fréquemment utilisées, ainsi que certains fichiers et dossiers régulièrement ouverts. Cela finit souvent par devenir un gâchis incontrôlé. Voyez si vous pouvez éviter cela. Voici pourquoi…

• Les icônes d’application (Word, Internet Explorer, etc.) se trouvent souvent sur le bureau, mais il est peu probable que ce soit l’emplacement optimal pour elles. La barre «Lancement rapide» (ou la super barre dans Windows 7) est toujours visible et représente donc un emplacement idéal pour placer vos icônes. Vous ne pourrez voir les icônes sur votre bureau que lorsque tous vos programmes seront réduits au minimum. Il est peut-être temps de télécharger les icônes de vos applications sur votre bureau…
• Vous avez peut-être décidé que le dossier Inbox / To-do de votre ordinateur (voir conseil n ° 13 ci-dessus) devrait être votre bureau. Si oui, alors assez dit. Soyez simplement vigilant pour le nettoyer et éviter qu’il ne soit pollué par des fichiers indésirables (voir conseil n ° 15 ci-dessus). D'autre part, si votre bureau est ne pas agissant comme votre dossier "Boîte de réception", il n’ya aucune raison de le faire. tout fichiers de données ou de dossiers dessus, sauf peut-être quelques raccourcis vers les fichiers et les dossiers souvent ouverts (projets en cours ou en cours). Tout le reste doit être déplacé dans votre dossier "Boîte de réception".

Dans un monde idéal, cela pourrait ressembler à ceci:

Pointe # 23. Éloigner les éléments permanents de votre bureau du coin supérieur gauche

Lorsque des fichiers / dossiers sont glissés sur votre bureau dans une fenêtre de l’explorateur Windows ou lorsque des raccourcis sont créés sur votre bureau à partir d’Internet Explorer, ces icônes sont toujours placées dans le coin supérieur gauche - ou aussi près que possible. Si vous avez d'autres fichiers, dossiers ou raccourcis que vous conservez sur le Bureau en permanencec’est une bonne idée de séparer ces icônes permanentes des icônes transitoires afin d’identifier rapidement celles qui sont transitoires. Un moyen facile de le faire est de déplacer toutes vos icônes permanentes vers le du côté de la main droite de votre bureau. Cela devrait les garder séparés des éléments entrants.

Conseil n ° 24. Synchroniser

Si vous avez plusieurs ordinateurs, vous souhaiterez presque certainement partager des fichiers entre eux. Si les ordinateurs sont connectés en permanence au même réseau local, il n’est pas nécessaire de stocker plusieurs copies d’un fichier ou d’un dossier. Les raccourcis suffisent. Cependant, si les ordinateurs sont ne pas toujours sur le même réseau, vous aurez alors besoin de copier des fichiers entre eux. Pour les fichiers qui doivent vivre en permanence sur les deux ordinateurs, le moyen idéal de le faire est de: synchroniser les fichiers, par opposition à simplement les copier.

Nous avons seulement la place ici pour rédiger un bref résumé de la synchronisation, pas un article complet. En bref, il existe plusieurs types de synchronisation:

1. Où le contenu d'un dossier est accessible n'importe où, par exemple avec Dropbox
2. Où le contenu de n'importe quel nombre de dossiers est accessible n'importe où, par exemple avec Windows Live Mesh
3. Où tout Les fichiers ou dossiers de n’importe où sur votre ordinateur sont synchronisés avec exactement un autre ordinateur, comme avec le «Porte-documents» Windows, Microsoft SyncToy ou SyncBack (beaucoup plus puissant, mais toujours gratuit) de 2BrightSparks. Cela ne fonctionne que lorsque les deux ordinateurs sont sur le même réseau local, du moins temporairement.

Un des grands avantages des solutions de synchronisation est qu’une fois que vous l’avez configurée comme vous le souhaitez, le processus de synchronisation s’effectue automatiquement, à chaque fois. Cliquez sur un bouton (ou planifiez-le pour qu'il se produise automatiquement) et tous vos fichiers sont automatiquement placés là où ils sont supposés être.

Si vous conservez la même structure de fichiers et de dossiers sur les deux ordinateurs, vous pouvez également synchroniser les fichiers en fonction de l'emplacement correct de autre des fichiers, tels que des raccourcis, des listes de lecture et des documents bureautiques liés à autre documents bureautiques, et les fichiers synchronisés fonctionnent toujours sur l’autre ordinateur!

Conseil n ° 25. Masquer les fichiers que vous n'avez jamais besoin de voir

Si vos fichiers sont bien organisés, vous pourrez souvent savoir si un fichier est déplacé en jetant simplement un coup d’œil au contenu d’un dossier (par exemple, il devrait être assez évident de regarder dans un dossier qui contient tous les fichiers). MP3 d’un CD de musique et voir un document Word dans celui-ci). C'est une bonne chose - cela vous permet de déterminer rapidement s'il y a des fichiers hors de propos. Parfois, il y a des fichiers dans un dossier qui sembler déplacés mais en réalité nécessaires, tels que les fichiers JPEG «art de dossier» dans les dossiers de musique et divers fichiers à la racine du lecteur C:. Si de tels fichiers ne doivent jamais être ouverts par vos soins, une bonne idée est de les masquer. Ensuite, la prochaine fois que vous regarderez le dossier, vous ne devrez pas vous rappeler si ce fichier était censé y être ou non, car vous ne le verrez pas du tout!

Pour masquer un fichier, faites simplement un clic droit dessus et choisissez Propriétés:

Ensuite, cochez simplement la Caché case:

Pointe # 26. Conserver chaque fichier d'installation

De nos jours, la plupart des logiciels sont téléchargés sur Internet. Chaque fois que vous téléchargez un logiciel, garde le. Vous ne saurez jamais quand vous devez réinstaller le logiciel.

En outre, conservez un raccourci Internet qui renvoie au site Web où vous l'avez téléchargé, au cas où vous auriez besoin de vérifier les mises à jour.

Voir le conseil n ° 33 ci-dessous pour une description complète de l’excellence de l’organisation de vos fichiers de configuration.

Conseil n ° 27. Essayez de réduire le nombre de dossiers contenant à la fois des fichiers et des sous-dossiers

Certains des dossiers de votre structure organisationnelle ne contiendront que des fichiers. D'autres ne contiendront que des sous-dossiers. Et vous aurez également des dossiers contenant les deux fichiers et sous-dossiers. Vous remarquerez de légères améliorations dans le temps requis pour localiser un fichier si vous essayez d'éviter ce troisième type de dossier. Ce n’est pas toujours possible, bien sûr. Vous aurez toujours certains de ces dossiers, mais voyez si vous pouvez l'éviter.

Une façon de faire est de prendre tous les fichiers restants qui n’ont pas été stockés dans un sous-dossier et de créer un dossier spécial «Divers» ou «Autre».

Pointe # 28. Commencer un nom de fichier avec un trait de soulignement l'amène en haut de la liste

En plus du conseil précédent, si vous nommez ce dossier «Divers» ou «Autre» de telle sorte que son nom commence par un trait de soulignement «_», il apparaîtra en haut de la liste des fichiers / dossiers.

La capture d'écran ci-dessous en est un exemple. Chaque dossier de la liste contient un ensemble de photos numériques. Le dossier en haut de la liste, _Misc, contient des photos prises au hasard qui ne méritaient pas leur propre dossier dédié:

Pointe # 29. Nettoyez les CD-ROM et les disquettes (frisson!)

Avez-vous une pile de CD-ROM empilés sur une étagère de votre bureau? Anciennes photos ou fichiers que vous avez archivés sur CD-ROM (ou pire encore, disquettes!) Parce que vous n’aviez pas assez d’espace disque à l’époque? Entre-temps, avez-vous mis à niveau votre ordinateur et disposez-vous maintenant de 500 gigaoctets d'espace dont vous ne savez pas quoi faire? Si tel est le cas, n’est-il pas temps que vous rangiez cette pile de disques et que vous les rangiez dans votre magnifique nouvelle structure de dossiers?

Alors qu'est-ce que tu attends? Mordez la balle, copiez-les toutes sur votre ordinateur, classez-les dans les dossiers appropriés, puis sauvegardez le tout sur un nouveau disque dur externe 1000Gig!

Dossiers utiles à créer

Cette section suivante suggère quelques dossiers utiles que vous pouvez créer dans votre structure de dossiers. Je les ai personnellement trouvés indispensables.

Les trois premiers sont tous sur commodité - des dossiers pratiques à créer puis à placer dans un endroit auquel vous pouvez toujours accéder instantanément. Pour chacun d’eux, l’emplacement du dossier n’est pas très important, mais c’est très important où vous mettez le raccourci (s) dans le dossier. Vous voudrez peut-être localiser les raccourcis:

• Sur votre bureau
• Dans votre zone "Lancement rapide" (ou épinglé à votre superbar Windows 7)
• Dans votre zone "Favoris" de l'explorateur Windows

Conseil n ° 30. Créer un dossier «Boîte de réception» («À faire»)

Cela a déjà été mentionné en profondeur (voir le conseil n ° 13), mais nous tenons à réitérer son importance ici. Ce dossier contient tous les fichiers récemment créés, reçus ou téléchargés que vous n'avez pas encore pu classer correctement. Il peut également contenir des fichiers que vous n'avez pas encore traités. En réalité, cela devient une sorte de «liste de choses à faire». Il ne doit pas nécessairement s’appeler "Boîte de réception" - vous pouvez l’appeler comme vous le souhaitez.

Conseil n ° 31. Créer un dossier où vos projets actuels sont collectés

Plutôt que de les rechercher tout le temps ou de les déposer tous sur votre bureau, créez un dossier spécial dans lequel vous placerez des liens (ou des dossiers de travail) pour chacun des projets sur lesquels vous travaillez actuellement.

Vous pouvez localiser ce dossier dans votre dossier "Boîte de réception", sur votre bureau ou n'importe où - du moment qu'il existe un moyen de le consulter rapidement, par exemple, en plaçant un lien dans la zone "Liens favoris" de l'Explorateur Windows:

Pointe # 32. Créer un dossier pour les fichiers et dossiers que vous ouvrez régulièrement

Vous aurez toujours quelques fichiers que vous ouvrez régulièrement, qu'il s'agisse d'une feuille de calcul de vos comptes actuels ou d'une liste de lecture favorite. Ce ne sont pas nécessairement des "projets en cours", mais bien des fichiers que vous voyez toujours en train de s'ouvrir. De tels fichiers se trouvent généralement sur votre bureau (ou mieux encore, raccourcis à ces fichiers). Pourquoi ne pas rassembler tous ces raccourcis ensemble et les mettre dans leur propre dossier spécial?

Comme pour le dossier «Projets en cours» (ci-dessus), vous souhaiterez le localiser à un endroit pratique. Vous trouverez ci-dessous un exemple de dossier appelé «Liens rapides», contenant environ sept fichiers (raccourcis), accessible via la barre de lancement rapide de Windows:

Pointe # 33. Créer un dossier «Configuration»

Des dizaines d'applications sont installées sur un ordinateur typique. Pour chaque logiciel, vous devez garder trace de nombreuses informations, notamment:

• Le ou les fichiers d'installation d'origine. Cela peut aller d'un simple fichier setup.exe de 100 Ko téléchargé depuis un site Web à un fichier ISO 4Gig que vous avez copié à partir d'un DVD-ROM que vous avez acheté.
• La page d'accueil du fabricant du logiciel (au cas où vous auriez besoin de chercher quelque chose sur leurs pages de support, leur forum ou leur aide en ligne)
• La page contenant le lien de téléchargement de votre fichier actuel (au cas où vous auriez besoin de le télécharger à nouveau ou de télécharger une version mise à niveau)
• Le numéro de série
• Votre documentation de preuve d'achat
• Tous les autres fichiers modèles, plug-ins, thèmes, etc. qui doivent également être installés.

Pour chaque logiciel, c’est une excellente idée de rassembler tous ces fichiers et de les placer dans un seul dossier. Le dossier peut être le nom du logiciel (plus éventuellement une très brève description de son utilité - au cas où vous ne vous souviendriez pas de ce que le logiciel utilise en fonction de son nom). Ensuite, vous regrouperiez tous ces dossiers en un seul endroit, que vous appelleriez quelque chose comme "Logiciel" ou "Configurations".

Si vous avez assez de ces dossiers (j'en ai plusieurs centaines, étant un geek, collectionnés sur 20 ans), alors vous voudrez peut-être les classer davantage. Ma propre structure de catégorisation est basée sur la «plateforme» (système d'exploitation):

Les sept derniers dossiers représentent chacun une plate-forme / système d'exploitation, tandis que _Systèmes d'exploitation contient les fichiers de configuration pour l'installation des systèmes d'exploitation eux-mêmes. _Matériel contient des ROM pour le matériel que je possède, tels que les routeurs.

Dans le les fenêtres dossier (ci-dessus), vous pouvez voir les débuts de la vaste bibliothèque de logiciels que j'ai compilés au fil des ans:

Astuce # 34. Avoir un dossier "Paramètres"

Nous savons tous que nos documents sont importants. Ainsi sont nos photos et fichiers de musique. Nous enregistrons tous ces fichiers dans des dossiers, puis nous les localisons et double-cliquons dessus pour les ouvrir. Cependant, de nombreux fichiers importants pour nous ne peuvent pas être enregistrés dans des dossiers, puis recherchés et double-cliqués ultérieurement. Ces fichiers contiennent certes des informations importantes dont nous avons besoin, mais ils sont souvent créés en interne par une application et enregistrés chaque fois que cette application le juge nécessaire.

Le fichier «PST» créé par Outlook pour nous et utilisé pour stocker tous nos courriels, contacts, rendez-vous, etc., en est un bon exemple. Un autre exemple serait la collection de signets que Firefox stocke en votre nom.

Et un autre exemple serait les paramètres personnalisés et les fichiers de configuration de tous nos logiciels. Certes, la plupart des programmes Windows stockent leur configuration dans le registre, mais de nombreux programmes utilisent encore des fichiers de configuration pour stocker leurs paramètres.

Imaginez si vous perdiez tous les fichiers ci-dessus! Et pourtant, lorsque les utilisateurs sauvegardent leurs ordinateurs, ils ne sauvegardent généralement que les fichiers qu'ils connaissent - ceux qui sont stockés dans le dossier «Mes documents», etc. S'ils ont eu une panne de disque dur ou si leur ordinateur a été perdu ou volé, leurs fichiers de sauvegarde n’incluent pas certains des fichiers les plus importants qu’ils possèdent. De plus, lors de la migration vers un nouvel ordinateur, il est essentiel de veiller à ce que ces fichiers fassent le trajet.

Ce peut être une idée très utile de créer vous-même un dossier pour stocker tous vos «paramètres» - des fichiers qui sont importants pour vous mais que vous ne recherchez jamais réellement par nom et double-cliquez sur pour les ouvrir. Sinon, la prochaine fois que vous configurerez un nouvel ordinateur comme vous le souhaitez, vous devrez passer des heures à recréer la configuration de votre ancien ordinateur!

Alors, comment pouvons-nous obtenir nos fichiers importants dans ce dossier? Eh bien, nous avons quelques options:

• Certains programmes (tels que Outlook et ses fichiers PST) vous permettent de placer ces fichiers où vous voulez. Si vous explorez les options du programme, vous trouverez un paramètre quelque part qui contrôle l’emplacement des fichiers de paramètres importants (ou «stockage personnel» - PST - en ce qui concerne Outlook).
• Certains programmes ne vous permettent pas de modifier facilement ces emplacements, mais si vous entrez dans le registre, vous pouvez parfois trouver une clé de registre qui fait référence à l'emplacement du ou des fichiers. Il suffit de déplacer le fichier dans votre dossier Paramètres et d’ajuster la clé de registre pour faire référence au nouvel emplacement.
• Certains programmes refusent obstinément de permettre que leurs fichiers de paramètres soient placés ailleurs que là où ils le stipulent. Face à de tels programmes, vous avez trois choix: (1) vous pouvez ignorer ces fichiers, (2) vous pouvez copie (3) vous pouvez utiliser un logiciel de synchronisation, tel que le porte-documents Windows, pour créer des copies synchronisées de tous vos fichiers dans votre dossier Paramètres. Il ne vous reste plus qu'à vous rappeler d'exécuter votre logiciel de synchronisation périodiquement (peut-être juste avant de lancer votre logiciel de sauvegarde!).

Il se peut que vous décidiez de localiser d'autres éléments dans ce nouveau dossier «Paramètres»:

• Exportations de clés de registre (à partir des nombreuses applications stockant leurs configurations dans le registre). Ceci est utile pour la sauvegarde ou pour la migration vers un nouvel ordinateur.
• Remarques que vous avez faites sur toutes les personnalisations spécifiques que vous avez apportées à un logiciel particulier (afin que vous sachiez comment tout ré-exécuter de manière autonome). suivant ordinateur)
• Les raccourcis vers les pages Web expliquant comment modifier certains aspects de votre système d'exploitation ou de vos applications de manière à ce qu'ils vous ressemblent (par exemple, comment supprimer les mots «Raccourci vers» au début des raccourcis nouvellement créés). En d’autres termes, vous voudriez créer des raccourcis vers la moitié des pages du site Web How-To Geek!

Voici un exemple de dossier «Settings»:

Fonctionnalités Windows facilitant l'organisation

Cette section détaille certaines des fonctionnalités de Microsoft Windows qui sont une aubaine pour quiconque souhaite rester organisé de manière optimale.

Pointe # 35. Utilisez la zone «Liens favoris» pour accéder aux dossiers fréquemment utilisés.

Une fois que vous avez créé votre nouveau système de classement, déterminez les dossiers auxquels vous accédez le plus régulièrement ou ceux qui servent de point de départ idéal pour localiser le reste des fichiers dans votre structure de dossiers, puis insérez des liens vers ces dossiers dans votre répertoire de favoris. Liens »dans la partie gauche de la fenêtre de l'Explorateur Windows (simplement appelés« Favoris »dans Windows 7):

• Votre dossier "Boîte de réception" (ou ce que vous avez appelé) - plus important!
• La base de votre structure de classement (par exemple C: Fichiers)
• Un dossier contenant des raccourcis vers les dossiers fréquemment utilisés sur d’autres ordinateurs du réseau (indiqué ci-dessus par Dossiers réseau)
• Un dossier contenant des raccourcis vers vos projets en cours (à moins que ce dossier ne se trouve dans votre dossier "Boîte de réception")

Obtenir des dossiers dans cette zone est très simple - il suffit de localiser le dossier qui vous intéresse et de le faire glisser!

Conseil n ° 36. Personnaliser la barre des lieux dans les zones Fichier / Ouvrir et Fichier / Enregistrer

Considérez la capture d'écran ci-dessous:

Note: ces Fichier / Ouvrir et Fichier / Enregistrer les boîtes ont été remplacées par de nouvelles versions utilisant les «liens favoris» de Windows Vista / Windows 7, mais les versions plus anciennes (illustrées ci-dessus) sont toujours utilisées par un nombre étonnamment grand d'applications.

Le moyen le plus simple de personnaliser ces icônes consiste à utiliser l'éditeur de stratégie de groupe, mais tout le monde n'a pas accès à ce programme. Si vous le faites, ouvrez-le et accédez à:

Configuration utilisateur> Modèles d'administration> Composants Windows> Explorateur Windows> Boîte de dialogue Common Open File

Si vous n’avez pas accès à l’Éditeur de stratégie de groupe, vous devez accéder au registre. Aller vers:

HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Windows CurrentVersion Policies comdlg32 Placesbar

Il devrait alors être facile de faire les changements souhaités. Déconnectez-vous puis reconnectez-vous pour que les modifications prennent effet.

Pointe # 37. Utiliser la barre de lancement rapide en tant qu'application et lanceur de fichiers

Cette barre de lancement rapide (à droite du bouton Démarrer) est beaucoup plus utile que les utilisateurs ne lui attribuent un crédit. La plupart des gens ont simplement une demi-douzaine d'icônes et les utilisent pour lancer uniquement ces programmes. Mais il peut en fait être utilisé pour accéder instantanément à pratiquement tout ce qui se trouve dans votre système de classement:

Conseil n ° 38. Placez un raccourci vers l'Explorateur Windows dans votre barre de lancement rapide

Cela n’est nécessaire que sous Windows Vista et Windows XP. Les boffins de Microsoft sont finalement devenus sages et l’ont ajouté au Superbar Windows 7 par défaut.

L'Explorateur Windows - le programme utilisé pour gérer vos fichiers et vos dossiers - est l'un des programmes les plus utiles de Windows. Toute personne qui se considère sérieuse pour être organisée a besoin d’un accès instantané à ce programme à tout moment. Un excellent endroit pour créer un raccourci vers ce programme est la barre de lancement rapide de Windows XP et Windows Vista:

Pour le trouver, localisez-le dans votre menu Démarrer (généralement sous «Accessoires»), puis faites-le glisser avec le bouton droit de la souris dans la barre de lancement rapide (et créez un copie).

Conseil n ° 39. Personnaliser le dossier de démarrage de votre icône Superbar de l'Explorateur Windows 7

Si vous utilisez Windows 7, votre Superbar comprendra une icône de l’explorateur Windows. En cliquant sur l'icône, vous ouvrirez Windows Explorer (bien sûr) et vous lancerez dans votre dossier «Bibliothèques». Les bibliothèques peuvent constituer un bon point de départ, mais si vous avez créé vous-même un dossier "Boîte de réception", il serait probablement plus logique de commencer dans ce dossier à chaque fois que vous lancez l'Explorateur Windows.

Pour modifier cet emplacement de dossier par défaut / de départ, cliquez d'abord avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'explorateur dans la barre, puis cliquez avec le bouton droit de la souris. Propriétés:

Puis dans Cible domaine de la Propriétés de l'Explorateur Windows boîte qui apparaît, tapez % windir% explorer.exe suivi du chemin du dossier dans lequel vous souhaitez démarrer. Par exemple:

% windir% explorer.exe C: Fichiers

Si ce dossier se trouvait sur le bureau (et appelé, par exemple, "Boîte de réception"), vous utiliseriez alors l'intelligence suivante:

Shell% windir% explorer.exe: desktop Boîte de réception

Puis clique D'accord et le tester.

Astuce # 40. Ummmmm….

Non c'est ça. Je ne peux pas penser à un autre. C’est tous les conseils que je peux trouver. J'ai seulement créé celui-ci parce que 40 est un si joli chiffre rond…

Étude de cas - Un PC organisé

Pour terminer l'article, j'ai inclus quelques captures d'écran de mon ordinateur (principal) (sous Vista). Le but ici est double:

1. Pour vous donner une idée de ce à quoi cela ressemble quand les conseils ci-dessus, parfois abstraits, sont appliqués à un ordinateur réel, et
2. Donner des idées sur les dossiers et la structure que vous pouvez voler pour les utiliser sur votre propre PC.

Commençons par le C: conduire lui-même. Très minime. Tous mes fichiers sont contenus dans C: Fichiers. Je limiterai le reste de l’étude de cas à ce dossier:

• marque: Mes fichiers personnels
• VC: My business (Créations virtuelles, Australie)
• Autres contient des fichiers créés par des amis et la famille
• Les données contient des fichiers du reste du monde (pouvant être considérés comme des fichiers «publics», généralement téléchargés à partir du Net)
• Réglages est décrit ci-dessus dans le conseil # 34

le Les données dossier contient les sous-dossiers suivants:

• l'audio: Pièces de radio, livres audio, podcasts, etc.
• Développement: Ressources pour programmeur et développeur, exemple de code source, etc. (voir ci-dessous)
• Humour: Blagues, rigolades (ces courriels que nous recevons tous)
• Films: Films téléchargés et déchirés (tous juridiques, bien sûr!), Leurs scripts, jaquettes de DVD, etc.
• La musique: (voir ci-dessous)
• Les configurations: Fichiers d'installation du logiciel (expliqués en détail dans l'astuce n ° 33)
• Système: (voir ci-dessous)
• la télé: Émissions de télévision téléchargées
• Écritures: Livres, manuels d'instructions, etc. (voir ci-dessous)

le La musique dossier contient les sous-dossiers suivants:

• Couvertures d'albums: Scans JPEG
• Tablatures guitare: Fichiers texte de partitions de guitare
• Des listes: par exemple. "Top 1000 chansons de tous les temps"
• Paroles: Fichiers texte
• MIDI: Fichiers de musique électronique
• MP3 (représentant 99% des La musique dossier): MP3, extraits de CD ou téléchargés, triés par nom d’artiste / album
• Clip musical: Clips vidéos
• Partition: généralement des PDF

le Données Ecrits dossier contient les sous-dossiers suivants:

le Données développement dossier contient les sous-dossiers suivants:

le Données système dossier contient les sous-dossiers suivants:

le marque dossier contient les sous-dossiers suivants:

• Des autres: Lettres que d’autres personnes (amis, famille, etc.) m’ont écrites
• Pour les autres: Lettres et autres choses que j'ai créées pour d'autres personnes
• Livre vert: Ça ne vous concerne pas
• Playlists: Fichiers M3U que j'ai compilés de mes chansons préférées (plus un fichier de liste de lecture M3U pour chaque album que je possède)
• L'écriture: Fiction, philosophie et autres réflexions
• Mark Docs: Raccourci vers C: Utilisateurs Mark
• Réglages: Raccourci vers C: Files Settings Mark

le Autres dossier contient les sous-dossiers suivants:

le VC Le dossier (Créations virtuelles, mon entreprise - Je développe des sites Web) contient les sous-dossiers suivants:

Conclusion

Ces conseils ont sauvé ma santé mentale et m'ont permis de rester un geek productif, mais qu'en est-il de vous? Quels conseils et astuces avez-vous pour garder vos fichiers organisés? S'il vous plaît partagez-les avec nous dans les commentaires. Allez, ne sois pas timide…