Parlons des calendriers d’Outlook, car en dehors du courrier électronique (et peut-être même plus parfois), pour être organisé et productif, il faut pouvoir gérer des événements et réaliser des tâches. Une des choses que Outlook fait avec le plus d'aplomb, peut-être mieux que la plupart des autres applications, est le calendrier. Les fonctions de calendrier d'Outlook sont sans pareil en matière de création, de modification et de partage d'événements.
Cet article se concentrera principalement sur les choses simples. Nous allons vous montrer comment créer et gérer vos calendriers, ajouter des rendez-vous, des réunions et les partager avec d'autres personnes de votre carnet d'adresses pour faciliter la collaboration. Lorsque nous aurons terminé, nous vous montrerons qu’au-delà de l’utilisation d’Outlook pour des bases telles que la messagerie électronique, les contacts et les carnets d’adresses, vous pouvez intégrer le calendrier à votre vie bien remplie et améliorer votre maison ou votre petit bureau.
Les bases du calendrier
Chaque fois que vous utilisez Outlook, vous disposez de ses fonctionnalités de calendrier. Même si vous n'avez pas de compte de messagerie configuré, vous pouvez toujours utiliser Outlook pour le reste de ses fonctionnalités. Toutefois, si vous pouvez tirer parti de ses fonctionnalités de collaboration, le calendrier fonctionne mieux. Par conséquent, vous pouvez utiliser un compte de messagerie pour pouvoir envoyer des invitations à des réunions et recevoir les notifications des participants.
Quoi qu’il en soit, voici votre calendrier quotidien de base, c’est-à-dire le calendrier par défaut associé à votre profil Outlook par défaut. Il s’agit de la vue mensuelle, mais vous pouvez utiliser les fonctions de l’onglet Arrangement pour modifier la vue.
Flexion du muscle de votre calendrier
Vous pouvez faire beaucoup pour modifier l’arrangement et l’apparence de votre calendrier. Si vous consultez l'onglet Voir ci-dessous, vous verrez toute une gamme de styles que vous pouvez utiliser pour un calendrier adapté à vos besoins organisationnels.
C’est une bonne idée de jouer avec l’onglet Vue dans chaque mode car ils ne seront pas tous exactement les mêmes. Par exemple, le volet de lecture n’est pas très utile dans l’affichage calendrier, mais c’est vraiment un excellent ajout à votre boîte de réception.
Ajout de rendez-vous et de réunions
Regardons la mise en place de rendez-vous et de réunions. Dans l'exemple suivant, nous organisons une soirée pizza. Bien sûr, le sujet est la nature du rendez-vous, et bien qu'une pizza party ne soit pas nécessairement un «rendez-vous», vous voyez l'idée. Vous pouvez ensuite ajouter d'autres détails, tels que l'emplacement de la pizza party, ses heures de début et de fin.
Vous pouvez taper les noms à la main ou cliquer sur le bouton «À» pour ajouter des participants à partir de votre carnet d'adresses. Si vous n'avez pas encore configuré de carnet d'adresses, nous pouvons vous expliquer comment ajouter et gérer des contacts, ainsi que pour importer des contacts d'autres sources, telles que Gmail.
Modification ou annulation de réunions et suivi des réponses
Quelque chose est arrivé et nous devons déplacer notre soirée pizza au samedi soir. Ce n'est pas un problème pour nous, mais qu'en est-il de nos participants? Eh bien, leurs plans leur appartiennent entièrement, mais Outlook leur permet au moins de les alerter facilement des changements.
Pour modifier une réunion et alerter vos participants, ouvrez d’abord l’événement à partir de votre calendrier Outlook et apportez les modifications nécessaires. Dans ce cas, nous reportons simplement la réunion un jour. Notez que vous pouvez cliquer sur «Envoyer la mise à jour» pour que vos invités soient informés de la modification.
Le moment est peut-être venu de montrer comment suivre les progrès de votre réunion. Cliquez sur le bouton "Suivi" pour afficher la progression de votre réunion. À l’heure actuelle, un seul invité a accepté, alors peut-être que ce samedi n’est pas si bon.
Événements
Avec vos rendez-vous transformés en réunions entrés et enregistrés, vous les verrez sur votre calendrier. Lorsque vous la survolez, vous verrez les détails pertinents. À ce stade, si tout va bien, vous pouvez le laisser et passer à autre chose.
Joindre un fichier ou un document à un élément du calendrier
Imaginons que vous ayez pris rendez-vous, par exemple pour emmener votre animal chez le vétérinaire ou pour faire changer votre huile. Dans les deux cas, vous avez un document ou une image que vous souhaitez joindre au document pour ne pas l'oublier.
Dans l'exemple suivant, notre huile est finalement changée et nous avons un coupon. Vous pouvez imprimer le coupon et essayer de vous en souvenir au préalable, ou simplement le joindre au rendez-vous. Ainsi, lorsque Outlook vous le rappellera, le coupon est à portée de main afin que vous puissiez l'imprimer pendant que vous y réfléchissez.
Gestion et partage des calendriers
La gestion des calendriers vous permettra d'accomplir deux choses. Vous pouvez ouvrir des calendriers à partir de différentes sources et créer et enregistrer des groupes de calendriers.
Enfin, vous pouvez partager des calendriers, ce qui devrait être assez explicite, mais il convient de noter la possibilité d'envoyer un calendrier par courrier électronique. Nous en avons parlé brièvement dans un article précédent, c’est simplement une autre façon de le faire. Ici, dans la capture d'écran suivante, vous voyez ce qui se passe lorsque vous utilisez cette option.
Options du calendrier
Il existe un certain nombre d’options de calendrier à trier (mais pas aussi nombreuses qu’avec le courrier électronique). La plupart de ces options sont destinées à configurer le calendrier pour qu'il réponde mieux à vos besoins professionnels et personnels.
Les fonctionnalités de calendrier dans Outlook sont de premier ordre et si vous travaillez dans une organisation avec un serveur Exchange central, vous saurez probablement comment vous pouvez collaborer sur des calendriers partagés, afficher des événements, etc. Tout cela fonctionne de manière transparente dans votre propre installation Outlook locale pour plus de puissance et de commodité.
À la maison, c’est bien d’avoir un calendrier avec autant de fonctionnalités dans le même programme. Il n’est pas nécessaire de passer d’une application de messagerie électronique à votre application d’agenda, vous pouvez planifier des événements et inviter rapidement les participants en quelques clics de souris, et plus encore.
Mais c’est assez parler de nous. Pourquoi n’avons-nous pas de vos nouvelles maintenant? Faites-nous savoir vos opinions ou prêtez vos commentaires sur notre forum de discussion.
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