Si vous êtes un de ces gens qui a un tableau blanc ou un bloc-notes avec une liste de tâches à faire en constante évolution, ou si votre bureau et vos moniteurs sont ornés de Post-its ® En vous rappelant des événements importants, cet article est pour vous.
Outlook vous permettra de créer des listes de tâches contenant des tâches, telles que la définition de dates d'échéance, des rappels, des catégories, etc. Le but est de créer une liste de tâches plus active avec laquelle vous pouvez interagir et qui vous gardera honnête.
Travailler dans la vue des tâches
Nous avons discuté des diverses complexités d’Outlook 2013 récemment. Nous vous recommandons donc de lire notre introduction, si vous êtes nouveau.
Sinon, ouvrez Outlook jusqu'à la vue Tâches et jetez un coup d'œil autour de vous. À première vue, vous remarquerez qu’il est plutôt vide et stérile. C’est parce que nous n’avons pas encore rempli la multitude de choses à faire et de courses à faire.
Passons en revue, expliquons comment utiliser des tâches comme un pro et organisez-vous davantage avec Outlook. Avec un peu de temps et de travail, vous aurez un ensemble complet de tâches que vous pouvez configurer pour vous rappeler quand elles sont dues, ou vous pouvez même les assigner à une autre personne!
Ajout de tâches
Pour commencer, vous allez vouloir ajouter des tâches. Vous remarquerez que le volet de dossiers familier se trouve sur le côté gauche. Vous pouvez ajouter de nouveaux dossiers à cette vue, en organisant ensuite efficacement vos tâches en catégories. Vous pouvez même créer un nouveau groupe de dossiers afin de pouvoir, si nécessaire, séparer vos tâches entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.
Pour commencer, vous remarquerez qu’un groupe de dossiers de tâches appelle Mes tâches et deux dossiers de sous-tâches: liste de tâches à effectuer et tâches. Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier situé en haut, vous pouvez créer un «nouveau groupe de dossiers» que nous nommerons tâches de travail.
Vous pouvez ajouter une tâche rapide en cliquant sur «Cliquez ici pour ajouter une nouvelle tâche» ou vous pouvez cliquer sur «Nouvelle tâche» sur le ruban Accueil. Découvrez la tâche sans titre suivante, à laquelle vous pouvez appliquer un certain nombre d'options, afficher la tâche, ses détails et la gérer.
Terminons un peu notre tâche avec quelques informations de base, puis cliquez sur "Enregistrer &fermer". Vous pouvez choisir votre date de début, date de fin (le cas échéant), le statut, la priorité et le pourcentage de réalisation. Vous pouvez également cocher la case «Rappel» et demander à Outlook de vous informer de la date à laquelle votre tâche arrivera à échéance.
Affichage, modification et mise à jour des tâches
Après avoir créé quelques tâches, nous pouvons les voir répertoriées dans notre vue Tâches. Vous pouvez y apporter quelques modifications de base, telles que la modification de la date d'échéance ou l'attribution d'une catégorie, mais si vous souhaitez réellement afficher et modifier un élément, vous devez double-cliquer dessus pour l'ouvrir.
Voici notre tâche une fois de plus. Nous pouvons y apporter des modifications telles que le statut ou la priorité, ou cliquer sur le bouton «Détails».Si d'autres détails sont associés à la tâche, vous pouvez les renseigner ici. Bien que cela puisse ne pas intéresser la plupart des gens, si vous faites affaire avec des entrepreneurs ou des consultants indépendants, c’est un excellent endroit pour savoir combien ils vous coûtent à peu près.Il y a quelques autres choses que nous pouvons mentionner avant de passer aux récurrences. Pendant que vous fouillez dans l’interface des tâches, prenez le temps de noter que vous pouvez supprimer ou transférer la tâche si vous décidez que cela ne vaut pas la peine de le poursuivre ou si vous avez besoin de l’information de quelqu'un d’autre.
Vous pouvez également gérer la tâche, en la marquant comme terminée, en l'attribuant et en envoyant un rapport d'état. Nous en reparlerons plus tard. Pour l’instant, voyons brièvement comment configurer des tâches récurrentes.
Travailler avec des tâches récurrentes
La création d'une tâche récurrente est identique à la création d'un rendez-vous périodique ou d'une réunion périodique. La boîte de dialogue que vous voyez lorsque vous cliquez sur le bouton «Récurrence» vous semblera plutôt familière.
Voici donc notre tâche de «discussion sur le travail», qui se répète chaque semaine le mercredi, sans fin en vue. Notez également que même si vous ne terminez pas la tâche au moment où celle-ci est répétée, une autre tâche sera toujours générée.Vous pouvez le remplacer en sélectionnant l’option «régénérer une nouvelle tâche» qui, au lieu de se reproduire automatiquement tous les x jours, ne régénérera pas la tâche tant que la tâche en cours ne sera pas terminée.
Assigner une tâche à quelqu'un d'autre
Nous avons notre tâche de «discussion sur le travail!» Configurée, il ne nous reste plus qu'à la confier à quelqu'un d'autre! Cliquez sur le bouton «Assigner une tâche» dans la section Gérer une tâche du ruban.
Cela ouvrira la tâche sous forme de courrier électronique, que vous pourrez ensuite adresser à d'autres. Dans ce cas, nous allons simplement assigner à la tâche la tâche de parler du travail à quelqu'un d'autre, nous allons donc l'envoyer par courrier électronique.
Si vous voulez taper l’adresse dans le champ «À», vous pouvez ou cueillir le nom chanceux de votre carnet d’adresses. Vous n'avez pas de carnet d'adresses mis en place? Découvrez comment créer et gérer des contacts, y compris comment importer vos contacts depuis Gmail directement dans Outlook.
Ce destinataire recevra alors un courrier électronique avec l'option «Accepter» ou «Refuser». Nous ne voulons pas déranger le patron, nous allons donc simplement aller de l'avant et accepter la tâche. De plus, parler de travail n'est jamais une mauvaise idée!Enfin, si les pouvoirs en place veulent connaître l’avancement (ou l’absence de progrès) de votre tâche actuellement assignée. Vous pouvez leur envoyer un rapport d'état.Dans l’ensemble, l’utilisateur Outlook moyen à la maison a plus de chances d’utiliser des tâches pour faire des courses ou pour s’acquitter de tâches ménagères à la maison, mais il est utile de connaître tout l’éventail de vos capacités à effectuer des tâches. Passons maintenant au reste du ruban Accueil et parlons de ce que vous pouvez faire pour gérer les tâches à partir de là.
Gestion des tâches et tri par vue
Au cours de votre semaine, certaines tâches seront effectuées et d’autres ne le seront pas. Ceux que vous complétez, vous pouvez les marquer comme complets et les oublier. Mais ceux que vous n’arrivez pas à atteindre devront être gérés d’une façon ou d’une autre ou vous aurez simplement une liste de plus en plus longue de tâches épineuses.
Il y a plusieurs façons de les gérer. Examinons cette zone du ruban, puis expliquons comment tirer le meilleur parti de ces outils.
Cliquez sur le bouton «Supprimer de la liste» pour le marquer comme étant terminé et le retirer de la liste. Si Outlook rencontre un problème, par exemple si la tâche est récurrente ou incomplète, elle vous demandera ce que vous souhaitez faire.Vous pouvez également travailler directement avec les tâches que vous voyez dans votre liste de tâches. Regardez la capture d'écran suivante pour plus de détails. Vous voyez que vous pouvez simplement cliquer sur l'icône du drapeau pour la marquer comme complète ou cliquer avec le bouton droit de la souris pour afficher vos options de suivi.Dans la capture d'écran suivante, vous voyez que notre tâche «Rester assis à regarder le football avec nos pieds levés» est prévue pour demain, mais nous l'avons également indiquée pour le suivi de la semaine prochaine. La création d'une tâche de suivi la duplique essentiellement pendant le temps qui vous convient le mieux pour éventuellement la terminer. Dans ce cas, nous pourrions marquer la tâche de demain comme terminée ou la supprimer, mais cette tâche en double serait toujours due la semaine prochaine.Image
Remarque: vous pouvez suivre les tâches à partir de l'un des cinq intervalles prédéfinis ou créer un suivi personnalisé.
Enfin, modifier votre vue peut vous aider à vous frayer un chemin dans un grand nombre de tâches. S'il n'apparaît pas sur le ruban, vous pouvez cliquer sur le bouton «Changer de vue» pour afficher ces options.Voici à quoi une simple liste pourrait ressembler. La vue ne fait aucune distinction entre les états d’achèvement, les catégories ou toute autre chose. Il présente simplement toutes vos tâches passées, présentes et futures en une seule vue.D'autre part, si nous trions notre vision par tâches actives, nous constatons que les choses sont réduites beaucoup pour nous.N'oubliez jamais de changer votre vue des tâches pour pouvoir les trier rapidement ou les masquer pour un potentiel de productivité maximum!
Options de tâches
Enfin, familiarisons-nous ou réexaminons-nous avec les options de tâches. Les options de tâche vous permettront de modifier les paramètres, ainsi que leur comportement et leur apparence. Vous pouvez les atteindre depuis le menu Fichier en cliquant sur «Options -> Tâches».
Vous pouvez définir des options pour les rappels sur les tâches avec les dates d'échéance, les couleurs des tâches en retard et terminées, les heures de travail et autres modifications simples. Alors maintenant, si vous voulez que les tâches en retard soient bleu clair ou si vous voulez des rappels par défaut à la fin de la journée au lieu de commencer, vous pouvez apporter les modifications ici.
Comme vous pouvez le constater, Outlook se révèle être une application très complète et nous n’avons même pas encore parlé de calendrier et de notes! Nous espérons que vous pourrez utiliser Tasks pour améliorer vos compétences d’organisation de quelques crans. Ils sont très faciles à configurer et à attribuer. C’est agréable d’avoir ces rappels et de voir lentement que tous les éléments de votre liste sont cochés.
En attendant, nous aimerions avoir de vos nouvelles. Vous avez une question ou un commentaire à nous laisser? Venez sur notre forum de discussion et tirez.
Outlook 2013 vous permet d'attribuer des catégories à des éléments et de les personnaliser. Le problème des catégories est qu’elles sont universelles dans Outlook et que vous pouvez affecter chaque catégorie à une combinaison de touches. Vous pouvez donc classer les courriers électroniques, les événements du calendrier et les notes en quelques touches rapides.
Aujourd’hui, nous couvrons les «perspectives» ennuyeuses. La maintenance et la sécurité, telles que la maintenance et la sécurisation de votre fichier de données Outlook 2013, contenant toutes vos données importantes, en le sauvegardant et en l'archivant.
À moins que vous ne meniez une vie sans responsabilités, le soleil se lève probablement et s’installe sur votre calendrier quotidien. Si vous ne savez pas ce qui se passe au quotidien, vous risquez de vous perdre rapidement dans un dédale de rendez-vous manqués et de réunions surprises.
Outlook n’est pas très utile si vous n’avez pas de contacts. Bien sûr, vous pouvez entrer des adresses électroniques au fur et à mesure, mais cela prend beaucoup de temps et est source d’erreurs. Il est préférable d’avoir vos contacts déjà dans Outlook afin de pouvoir lancer rapidement un message en quelques clics.
L'une des meilleures nouvelles fonctionnalités d'Outlook 2007 est la barre des tâches, qui vous permet d'accéder rapidement à votre agenda et à votre liste de tâches. Malheureusement, le réglage par défaut de l’affichage de toutes vos tâches, quelle que soit leur date, peut s'avérer difficile pour quiconque en a beaucoup, et cela n’aide en rien.
