La suite bureautique Web de Google a mûri au fil des ans et offre désormais tout, du accès hors connexion au support complémentaire tiers. C’est toujours une suite bureautique facile à utiliser qui fonctionne partout avec d’excellentes fonctionnalités de collaboration en temps réel.
Activer l'accès hors connexion
Google Docs peut fonctionner hors connexion. Cela vous permet de créer de nouveaux documents, de continuer à travailler sur les documents actuels et même d'afficher vos documents alors que vous n'avez pas de connexion Internet. Lorsque vous vous reconnecterez à Internet, vos modifications seront synchronisées en ligne.
Cette fonctionnalité nécessite Google Chrome. Elle fonctionne donc sous Windows, Linux, Mac OS X et Chromebooks. Pour ce faire, ouvrez le site Web Google Drive, cliquez sur le bouton de l'engrenage dans le coin supérieur droit du site, puis cliquez sur Paramètres. Dans le volet Général, assurez-vous que l'option «Synchroniser votre travail sur cet ordinateur afin de pouvoir modifier le mode hors connexion» est activée, puis cliquez sur Terminé. Pour utiliser Google Documents en mode hors connexion, accédez au site Web de Google Drive dans Chrome lorsque vous ne disposez pas d'une connexion Internet.
Collaborez en temps réel
Google Docs offre de meilleures fonctionnalités de collaboration que la version de bureau de Microsoft Office. Vous pouvez collaborer en temps réel et toutes les personnes ayant accès au document pourront le modifier en même temps. Vous verrez les curseurs d'autres personnes dans le document et pourrez les regarder taper en temps réel.
Cliquez sur Fichier> Partager pour commencer à partager le document. Vous pouvez inviter des personnes par leur adresse électronique ou autoriser toute personne disposant d'un lien spécial vers le document à le modifier.
Le partage ne consiste pas uniquement en une modification: la fonctionnalité de partage peut vous permettre de partager un document avec une ou plusieurs personnes afin qu'elles puissent l'afficher. Ils auront toujours la copie la plus récente. Cela peut donc être plus pratique que d’envoyer un fichier par courrier électronique. Vous pouvez également donner aux personnes la possibilité de laisser des commentaires sur un document afin de pouvoir les consulter sans leur permettre de modifier votre document.
Publier un document
Google Documents vous permet de publier rapidement un document en ligne. Cliquez simplement sur Fichier> Publier sur le Web, puis sur le bouton Démarrer la publication. Vous recevrez un lien public vers le document sous forme publiée. Vous pourrez ainsi le partager avec d'autres personnes et les visualiser. Vous n’avez pas à héberger le document sur vos propres serveurs quelque part.
Cette fonctionnalité est distincte de la fonctionnalité de partage. Lorsqu'un document est publié, toute personne disposant du lien peut le visualiser. Lorsqu'il est partagé, il ne peut être partagé que par une poignée de personnes. Lorsque les utilisateurs accèdent à un document partagé, ils voient l'éditeur Google Docs. Lorsqu'ils accèdent à un document publié, ils le voient comme une page Web typique.
Aller à Typo suivant / Typo précédent
Pour corriger rapidement les erreurs, utilisez le raccourci clavier Ctrl + ‘’ ’pour aller à la frappe suivante dans le document en cours et Ctrl +; pour aller à la faute de frappe précédente. Cela vous permet de corriger rapidement les fautes de frappe sans faire défiler le document actuel et rechercher les soulignements rouges.
Google Docs a également récemment obtenu une fonctionnalité de vérification orthographique qui vous permet de survoler rapidement les problèmes d'un document actuel, une fonctionnalité qui lui faisait défaut depuis longtemps - il suffit de cliquer sur Outils> Vérification orthographique pour l'utiliser.
Rechercher et insérer des liens
Google Documents intègre la puissance de la recherche Google pour vous aider à insérer facilement des liens dans votre document actuel. Plutôt que d'ouvrir un nouvel onglet de navigateur et de rechercher une page à lier, vous pouvez effectuer une recherche directement dans la boîte de dialogue de lien. Pour ce faire, cliquez sur l'option Insertion> Lien. Tapez une recherche dans la boîte de dialogue et Google affichera les pages qui correspondent à votre recherche - cliquez sur une pour créer un lien vers l'adresse sélectionnée.
Configurez vos styles de texte
Plutôt que de formater manuellement chaque bit de texte de votre document, vous devez le formater à l'aide de styles. Cela signifie que, plutôt que de définir tous les titres avec une certaine taille de police et du texte en gras, il vous suffit de cliquer sur la case de style et de les définir sur «Titre 1.».
Vous pouvez également modifier facilement les paramètres de police utilisés pour différents styles. Commencez par formater du texte en utilisant le type de formatage que vous souhaitez utiliser pour un style. Sélectionnez ce texte, cliquez sur la case de style en haut de l'écran, puis sur la flèche située à droite du style à modifier. Cliquez sur l’option «Mettre à jour le nom du style pour qu’elle corresponde» et ce style utilisera désormais le type de formatage sélectionné.
Pour enregistrer ces styles personnalisés et les utiliser dans d'autres documents, cliquez sur le menu Options au bas de la liste et sélectionnez "Enregistrer en tant que styles par défaut".
Gérer votre dictionnaire personnel
Si Google Docs pense qu'un mot est une faute de frappe mais que vous savez qu'il est correct, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur le mot souligné et sélectionner Ajouter au dictionnaire personnel. Vous pouvez ensuite cliquer sur Outils> Dictionnaire personnel et modifier la liste de mots de votre dictionnaire personnel. Si vous ajoutez accidentellement un mot mal orthographié à cette liste, vous devez le supprimer avant que Google ne vous en avertisse à nouveau.
Cette option est une fonctionnalité relativement récente. Auparavant, Google Documents ne vous autorisait pas à supprimer les mots que vous aviez ajoutés à cette liste. Vous voudrez peut-être examiner la liste et vous assurer que vous n'avez pas ajouté accidentellement des mots incorrects à la liste par le passé.
Copier et coller avec le presse-papier Web
Google Documents est doté d'une fonction de Presse-papiers Web partagée entre Google Documents, Feuilles et Diapositives. Ce presse-papiers est associé à votre compte Google. Il vous suivra sur tous les ordinateurs que vous utilisez. Contrairement au Presse-papiers de votre système d'exploitation standard, le Presse-papiers Web peut contenir plusieurs éléments. Le presse-papiers prend en charge les textes, images, dessins et autres éléments de données provenant de documents Google.
Pour utiliser cette fonctionnalité, sélectionnez du texte, cliquez sur Modifier, utilisez le menu Presse-papiers Web. C'est le meilleur moyen de copier certains types de données, tels que les dessins, entre différents types de documents Google. Les éléments que vous enregistrez dans votre Presse-papiers Web seront effacés après 30 jours si vous n’interagissez pas avec eux.
Utiliser l'outil de recherche
Google Documents contient une barre latérale conçue pour la recherche. Ouvrez-la en cliquant sur Outils> Recherche. Cette barre latérale vous permet de rechercher des images, des citations et des résultats Web afin de les insérer facilement dans un document. Il facilite également la recherche d'études universitaires et l'insertion rapide des notes de bas de page ou des citations appropriées pour les formats de citation MLA, APA ou Chicago. Vous pouvez également insérer rapidement des citations dans les résultats Web. Cela peut être un moyen simple de créer une bibliographie pour un journal scolaire.
Installer des add-ons
Les add-ons sont une fonctionnalité relativement nouvelle. Il s'agit de logiciels tiers conçus avec Google Apps Script. Vous pouvez les installer en cliquant sur Outils> Gérer les modules complémentaires. Ils peuvent ensuite être utilisés à partir du menu Add-ons.
Par exemple, vous pouvez installer un module complémentaire Thesaurus qui vous permet de sélectionner un mot, puis de cliquer sur Modules complémentaires> Thésaurus> Rechercher les synonymes du mot sélectionné pour afficher les synonymes lors de la rédaction d'un document. D'autres add-ons incluent un créateur de bibliographie simple, un outil de création de diagrammes et un générateur de table des matières.
Google Docs a encore plus d'astuces dans sa manche. Le menu Fichier> Télécharger en tant que est particulièrement utile, vous permettant de télécharger votre document dans de nombreux formats différents. Vous pouvez le télécharger au format PDF ou Microsoft Office si vous devez le soumettre ou l'envoyer par courrier électronique dans un format de fichier spécifique.
