Avant de publier publiquement des documents Office ou de les envoyer à quelqu'un, vous souhaiterez probablement vérifier les informations masquées contenues dans le document et supprimer les données confidentielles. Ces métadonnées peuvent porter atteinte à votre vie privée ou être potentiellement gênantes.
Afficher et supprimer les données cachées
Sous Office 2013 ou Office 2010, cliquez sur le menu Fichier, cliquez sur Informations et l'outil Inspecter le document sera au centre, vous informant des informations potentiellement sensibles contenues dans le document. Ces informations sont plus évidentes que dans les versions antérieures d’Office, mais il est toujours facile de les rater si vous ne le savez pas. Office ajoute ces données sensibles à vos documents.
Sous Office 2007, cliquez sur le bouton Office Orb du ruban, pointez sur Préparer, puis cliquez sur Inspecter le document.
Quel type de métadonnées Office enregistre-t-il?
Office enregistre les propriétés du document, y compris des détails tels que l'auteur, le sujet, le titre, la date à laquelle vous avez créé un document, la date de la dernière modification et le temps que vous avez passé à travailler sur le document. Ces propriétés contiendront également le nom de tout modèle que vous avez utilisé lors de la création du document, des en-têtes de courrier électronique et d'autres informations connexes. Cela peut potentiellement être embarrassant - par exemple, vous pouvez envoyer un rapport de TPS à votre chef et lui dire que vous avez passé toute la journée à y travailler seul. Toutefois, les métadonnées peuvent révéler que vous n’avez travaillé que quelques minutes sur le rapport TPS, que vous avez collaboré avec d’autres personnes et que vous avez utilisé un modèle nommé «Modèle de rapport TPS inutile» lors de sa création. Pire encore, il y a d'autres implications en termes de confidentialité - vous pouvez publier un document sur le Web sans lui attribuer votre nom, mais votre nom apparaîtra par défaut dans les propriétés du document.
Les en-têtes, les pieds de page, les filigranes et le texte mis en forme en tant que texte masqué peuvent également être inclus, mais ne s'affichent pas si vous parcourez rapidement le document. L'outil vous indique si votre document contient ces informations.
Si vous avez collaboré avec d'autres personnes lors de la rédaction du document, celui-ci contiendra encore plus de données. Les métadonnées afficheront les noms de toutes les personnes ayant travaillé sur le document, ainsi que tous les commentaires, marques de révision, annotations d'encre et versions précédentes du document. Si vous publiez un document sur lequel vous avez travaillé, vous souhaiterez probablement supprimer toutes ces données plutôt que de les partager.
Comment arrêter Office d'enregistrer des métadonnées
Malheureusement, vous devrez utiliser l'outil Inspecteur des documents pour supprimer les données sensibles de chaque document avant de les publier ou de les partager avec quelqu'un. Il n’existe aucun moyen intégré de supprimer ces informations de plusieurs documents à la fois, pas plus qu’un paramètre à l’échelle de l’Office empêchant Office d’appliquer ces données à des documents.
Toutefois, vous pouvez demander à Office de supprimer automatiquement les métadonnées chaque fois que vous enregistrez un fichier. Vous devez appliquer ce paramètre à chaque document que vous utilisez. Il s’agit d’un paramètre spécifique au document et non d’un paramètre à l’échelle du système.
Pour empêcher Office d'enregistrer des métadonnées avec vos documents, cliquez sur le menu Fichier, cliquez sur Options et sélectionnez la catégorie Centre de gestion de la confidentialité. Cliquez sur le bouton Paramètres du centre de gestion de la confidentialité et sélectionnez Options de confidentialité. Activez l'option "Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l'enregistrement". S'il apparaît en grisé, cliquez sur le bouton Inspecteur des documents ci-dessous, exécutez l'inspecteur des documents et supprimez toutes les informations personnelles du document. Vous devriez alors pouvoir cocher la case.
N'oubliez pas que vous devrez modifier cette option pour chaque document séparément.
Ces informations peuvent être utiles et certaines d'entre elles sont même cruciales pour la collaboration ou pour que les entreprises puissent savoir qui a travaillé sur un document. Mais au moment de publier le document, vous voudrez probablement supprimer ces métadonnées.
