Si vous êtes toujours quelqu'un qui imprime des courriels, des pages Web et d'autres documents, vous pouvez vous arrêter maintenant. Il existe de meilleurs moyens de garder une trace de vos informations et d’y accéder plus rapidement - vous ne pouvez pas rechercher de mots sur des morceaux de papier, après tout.
L'affaire contre l'impression
L'impression est coûteuse et peu pratique, car elle nécessite des cartouches d'encre, du papier pour imprimante et de nouvelles imprimantes souvent coûteuses, lorsque cette imprimante à jet d'encre bon marché tombe inévitablement en panne. Tout ce papier devient un fouillis qui doit être correctement organisé, sinon vous ne pourrez jamais trouver ce que vous cherchez. Vous ne pouvez pas y accéder lorsque vous êtes absent de votre bureau, vous ne pouvez pas effectuer de recherche à travers celui-ci et vous ne disposez que d'un seul exemplaire. Vous avez donc des problèmes si quelque chose lui arrive.
L'impression était nécessaire lorsque les ordinateurs étaient des briques lourdes fixées aux bureaux. Nous nous promenons maintenant avec des ordinateurs dans nos poches, des tablettes pouvant atteindre la taille d'un morceau de papier et des services en nuage pouvant sauvegarder et synchroniser tous vos documents sur tous vos appareils. Vous pouvez rechercher les documents que vous avez enregistrés avec les mots qu’ils contiennent, sans avoir à configurer et à maîtriser un système de classement complexe.
Comment ne pas imprimer
Nous, les geeks, avons peut-être cessé d'imprimer depuis longtemps, mais de nombreuses personnes continuent d'imprimer régulièrement des courriels et des pages Web. Nous allons essayer de vous proposer quelques astuces pour vous aider à sortir de l’imprimante et à découvrir un nouveau moyen de sauvegarder et d’organiser les informations qui ont du sens.
- Créer un classeur numérique: D’abord, vous voudrez décider où vous sauvegarderez les choses au lieu de les imprimer. Il est utile d’avoir un emplacement cohérent où vous sauvegardez tout. Nous recommandons un type de service cloud qui se synchronise sur tous vos appareils afin que vous puissiez y accéder sur les smartphones et les tablettes, ainsi que sur votre PC. De nombreuses personnes utilisent Evernote comme archive pour toutes leurs notes et documents, mais vous pouvez également choisir de sauvegarder sur un service de stockage en nuage tel que Dropbox, Google Drive ou Microsoft OneDrive. Si vous préférez vraiment le stockage local, vous pouvez enregistrer vos fichiers dans un seul dossier de votre PC, mais veillez à le sauvegarder. Cela sera moins pratique car vous devrez copier manuellement les fichiers sur vos autres appareils si vous souhaitez les visualiser ailleurs.
- Imprimer en PDF: Tout ce que vous souhaitez imprimer - qu’il s’agisse d’un reçu, d’un document, d’un courrier électronique ou d’une page Web - peut être imprimé dans un fichier PDF. Tout d’abord, vous devez installer une imprimante PDF sur votre ordinateur Windows. Vous pouvez ensuite procéder normalement au processus d'impression en sélectionnant l'imprimante PDF virtuelle. Vous obtiendrez un fichier que vous pouvez stocker dans quelque chose comme Evernote ou Dropbox.
- Impression de courriels: Les courriels peuvent être imprimés au format PDF de la même manière. Vous pouvez également essayer de les mettre en vedette (si vous utilisez Gmail) ou de les ajouter à un dossier spécial ou à une étiquette où vous pourrez les consulter ultérieurement. Vous pouvez accéder à ces courriels plus tard à partir de n'importe quel appareil avec un client de messagerie - vous n'avez pas besoin d'imprimer.
- Impression de pages Web: Si vous imprimez des pages Web auxquelles vous souhaitez vous reporter ultérieurement, vous pouvez les imprimer au format PDF. Vous pouvez également les marquer pour les afficher plus tard (vos marque-pages peuvent être synchronisés sur tous vos appareils). Si vous souhaitez lire la page Web ultérieurement, utilisez un service tel que Pocket ou Instapaper pour créer une liste de documents à lire. Des services tels que ceux-ci prennent une page Web, le convertissent en un article lisible, composé uniquement de texte, et le stockent même hors connexion sur des appareils mobiles afin que vous puissiez lire la page Web plus tard sans avoir à imprimer.
- Impression de cartes: Vous ne devriez pas avoir à imprimer les cartes si vous avez un smartphone avec GPS. Si vous utilisez Google Maps, vous pouvez vous connecter à l'application Google Maps et afficher la liste des recherches que vous avez effectuées sur le site Web de Google Maps sur votre ordinateur. Vous pouvez également simplement imprimer la carte au format PDF, bien sûr.
- Télécopie de documents: Certaines anciennes entreprises calcifiées exigent toujours des fax. Vous pouvez utiliser un service tel que HelloFax pour envoyer des fax sur le Web. HelloFax offre cinq fax gratuits par mois, ce qui devrait suffire amplement aux utilisateurs particuliers qui n’ont parfois besoin que de faxer une entreprise.
- Quand quelqu'un insiste sur les documents imprimés: Malheureusement, certaines organisations insistent encore sur les documents imprimés. Il n’ya pas moyen de contourner cela. S'ils ne prendront pas de PDF par courrier électronique, vous devrez peut-être imprimer.
- Que faire avec vos vieux documents papier: Il est plus facile de commencer à avancer sans papier au lieu de décider de convertir méthodiquement tous vos anciens documents papier en versions numériques - cela peut prendre beaucoup de travail. Néanmoins, vous pouvez numériser vos anciens documents en fichiers PDF avec un scanner.
Utilisation de vos fichiers numériques
Votre espace de travail numérique présente désormais un certain nombre d'avantages sur le papier:
- SauvegardeVos fichiers sont sauvegardés si vous les avez stockés avec un service tel que Evernote, Dropbox, Google Drive ou SkyDrive. Si votre maison brûle, vous ne perdrez pas vos documents importants.
- Chercher: Vous pouvez facilement rechercher dans tous vos documents électroniques pour trouver les documents dont vous avez besoin sans passer au crible des montagnes de papier. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, et même Windows - ils disposent tous de fonctionnalités de recherche en texte intégral.
- Accéder partout: Vous pouvez accéder à vos papiers où que vous soyez depuis un PC, un smartphone ou une tablette. Si vous êtes absent et que vous avez besoin de chercher quelque chose, vous pouvez le faire depuis votre smartphone plutôt que de rentrer chez vous et de fouiller dans vos papiers.
- Pas de fouillis: Vous n'avez pas à vous soucier de stocker, organiser, faire de la place et désencombrer vos documents.
- Aucun frais d'impression: Si vous n'avez pas besoin d'acheter de l'encre coûteuse, des imprimantes économiques et des piles de papier d'impression, vous économiserez de l'argent.
Bien entendu, certains documents peuvent être trop sensibles pour être stockés en ligne. Dans de telles situations, vous pouvez toujours utiliser le cryptage - créez un conteneur crypté et stockez-le dans un service tel que Dropbox, Google Drive ou SkyDrive. Les utilisateurs auront besoin du mot de passe avant de pouvoir accéder à vos documents.
