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Ne vous inquiétez pas de ne pas avoir le temps de saisir toutes vos transactions financières dans un tableur ou un programme compliqué. Le système d’enveloppes destiné à la tenue des dossiers financiers est facile à mettre en place, peu coûteux en termes d’entretien, et facile à mettre en œuvre en peu de temps. Vous n'avez besoin que d'enveloppes, d'un élastique, d'un stylo, d'un crayon, d'un surligneur, d'une boîte de rangement, d'une heure à la fin du mois et de tous les reçus du mois.
Le système d’enveloppes est un moyen simple et amusant d’enregistrer, d’organiser et de stocker vos reçus, ainsi que de conserver des données financières fiables.
Étape 1: Sauvegardez tous vos reçus pendant le mois
Tout au long du mois, recevez un reçu pour chaque achat que vous effectuez. Si un caissier ne vous donne pas votre reçu, n’oubliez pas de demander. Lorsque vous effectuez des achats en ligne, veillez à imprimer les reçus immédiatement. Si vous le pouvez, imprimez-les sur du papier fin et formatez-les pour qu’ils aient une forme et une taille similaires à celles des reçus normaux.
Conservez vos reçus dans votre portefeuille jusqu'à ce qu'ils commencent à déborder, puis déposez-les dans une enveloppe désignée à la maison. Assurez-vous d'étiqueter l'enveloppe avec la mention «reçus actuels» et conservez-la dans un endroit sûr et facile d'accès.
Étape 2: Organisez vos reçus à la fin du mois
Avant de pouvoir stocker vos enregistrements de manière ordonnée, vous devez organiser les reçus. Et avant de pouvoir les organiser, vous devez finaliser chaque reçu individuellement.
Parcourez chacun d'eux et mettez en évidence:
- La date
- Le montant total dépensé (ou remboursé)
- Le type de transaction (p. Ex. Espèces, débit, chèque, carte-cadeau)
Veillez à utiliser un surligneur de couleur claire pour que l'encre du reçu soit toujours visible. Certains reçus ont une encre très claire qui s’efface une fois surlignée. Dans ce cas, il vous suffit de mettre en surbrillance les informations situées au-dessous des lignes afin qu’elles ne se perdent pas dans les informations.
Après avoir mis en évidence, écrivez des notes directement sur les reçus selon les besoins:
- Notez les dépenses déductibles d’impôt qui peuvent être liées à une entreprise ou à une œuvre de bienfaisance.
- Notez les retours, pourquoi ils ont été faits, combien d’argent ont été remboursés et les nouveaux totaux nets
- Étiquetez tous les reçus où il n’est pas immédiatement évident de savoir où l’achat a été effectué, à qui il a été acheté ou pourquoi il a été acheté.
- Ecrivez toutes les notes diverses qui vous aideront à garder de meilleurs registres, éventuellement à faire des retours, un budget futur, et à devenir un meilleur consommateur (en notant par exemple comment l'utilisation d'un coupon vous a permis de gagner la moitié, une vente importante, etc.). )
Si vous constatez qu’il n’ya pas assez d’espace sur un reçu pour prendre ces notes, écrivez-les sur un petit morceau de papier et agrafez-les au verso du reçu. Assurez-vous d'écrire un rappel sur le reçu lui-même pour faire référence aux notes supplémentaires de la page suivante.
Voici à quoi devrait ressembler un reçu finalisé (notez que c’est l’agrafe des autres reçus en dessous):
Une fois que vous avez fini de prendre des notes, organisez le lot dans l’ordre chronologique et agrafez-le. Alternativement, vous pouvez utiliser un trombone. Peu importe que vous utilisiez plutôt l’ordre chronologique inversé (avec les derniers reçus en haut), mais quel que soit votre choix, restez cohérent. Sinon, vous aurez du mal à localiser des reçus individuels plus tard lorsque vous devez basculer entre deux systèmes de commande différents.
Étape 3: Stockez vos reçus à l'aide d'enveloppes et de boîtes
Une fois que vous avez préparé le lot mensuel de reçus, placez-le dans une enveloppe. Vous devrez peut-être plier certains reçus pour que le lot puisse tenir. Envisagez de coder par couleur une enveloppe pour la saison ou le mois si cela vous aide à rester organisé.
