Lors de l’envoi d’e-mails, ne cliquez pas sur le bouton Envoyer avant d’être absolument certain de l’envoyer. Qu'il s'agisse d'un message que vous auriez souhaité ne pas avoir envoyé ou simplement d'une faute de frappe embarrassante, vous ne pouvez généralement pas le récupérer.
Un courriel envoyé est hors de votre contrôle
Un e-mail ne ressemble pas à un commentaire sur un site Web. Vous pouvez le supprimer ou le modifier après coup car il est stocké à un endroit unique qui permet la modification - sur ce site. Lorsque vous envoyez un courrier électronique, votre client de messagerie envoie une copie du message à tous les destinataires. Leur serveur de messagerie les reçoit et les affiche dans leur client de messagerie.
Il n’ya aucun moyen de revenir en arrière et d’annuler un courrier électronique déjà envoyé. La copie est sur le serveur de messagerie de quelqu'un d'autre, complètement hors de votre contrôle.
Microsoft Outlook contient une fonctionnalité «Rappel» qui vous permet de rappeler des courriels dans certains cas. D’autres clients de messagerie, y compris Gmail avec sa fonctionnalité «Annuler l’envoi», vous permettent également d’annuler un e-mail que vous avez déjà envoyé, mais cette fonctionnalité n’est qu’un tour de main.
Fonctionnement de la fonction de rappel dans Outlook
Microsoft Outlook ne vous permet de rappeler ou de retirer des messages que dans des circonstances limitées. Vous devez utiliser un système de messagerie Microsoft Exchange et vous devez être sur le même serveur Exchange que le destinataire. Cette fonctionnalité peut fonctionner lorsque vous envoyez un courrier électronique à vos collègues, mais vous ne pouvez pas l'utiliser lorsque vous envoyez un courrier électronique à une personne disposant d'un compte de messagerie personnel ou à des adresses externes.
La fonction de rappel d'Outlook fonctionne en envoyant un message à la boîte de réception de l'autre personne. Le message demande à leur client de messagerie de supprimer le courrier que vous venez d'envoyer. Par défaut, Outlook supprimera l'e-mail s'il ne l'a pas encore lu. Cependant, il est possible pour un utilisateur de désactiver cette fonctionnalité afin qu'Outlook ignore ces demandes. La fonction Rappel est simplement un moyen de demander gentiment si leur client de messagerie vous rendrait service en supprimant un message que vous avez déjà envoyé.
Bien que cette fonctionnalité puisse être utile pour supprimer des messages avec des fautes de frappe ou d’autres erreurs et envoyer une copie mise à jour, réduisant ainsi l'encombrement dans la boîte de réception de vos collègues, vous ne pouvez pas compter sur elle pour retirer les courriels que vous souhaitez ne jamais avoir envoyés.
Les délais peuvent vous donner un bouton «Annuler»
Certains clients de messagerie peuvent vous permettre d'appuyer sur «Annuler» après avoir envoyé un courrier électronique. Vous avez peut-être remarqué une faute de frappe ou une autre erreur embarrassante, ou vous avez peut-être envoyé le courrier électronique dans un moment de passion et vous regrettez maintenant la langue. tu choisis.
Cela fonctionne non pas en rétractant réellement un courrier électronique envoyé, mais en ajoutant un délai avant que votre client de messagerie n'envoie réellement le message.
Par exemple, si vous êtes un utilisateur de Gmail, vous pouvez ouvrir les paramètres de Gmail, cliquer sur Laboratoires et activer la fonction de laboratoire «Annuler l’envoi». Après l'envoi d'un e-mail, il vous laissera quelques secondes pour vous permettre de cliquer sur Annuler pour empêcher l'envoi de l'e-mail. Gmail attend quelques secondes de plus après avoir cliqué sur le bouton Envoyer, ce qui vous laisse le temps de changer d’avis.
Outlook et Gmail peuvent comporter des fonctionnalités qui tentent de vous donner une tranquillité d’esprit supplémentaire, mais ne vous y trompez pas. Ils ne fonctionnent pas parfaitement - même dans le cas de Gmail, si vous avez une seconde de retard, cet e-mail aura disparu et vous ne pourrez plus le récupérer. Lorsque vous envoyez un e-mail, faites une pause avant de cliquer sur le bouton Envoyer et assurez-vous que vous êtes prêt à recevoir cet e-mail.
