Organiser des réunions d'équipe est une tâche difficile, en particulier lorsque l'organisateur estime qu'il n'y a pas de meilleur moment pour tout le monde. Le problème peut toutefois être minimisé dans une certaine mesure via Outlook fonctionnalité nouvellement déployée appelée Proposer une nouvelle heure. Les utilisateurs exécutant des versions de Microsoft Outlook sur le bureau peuvent être familiarisés avec cette fonctionnalité. C'est une fonctionnalité qui permet aux participants de vérifier quand tout le monde, y compris eux-mêmes, est libre, de sorte qu'une réunion puisse être organisée facilement et sans souci par l'organisateur.
Il suffit aux participants de décliner poliment le temps proposé pour la réunion et de suggérer un autre temps que l’organisateur de la réunion pourrait prendre en considération. L'organisateur peut alors accepter la meilleure proposition de nouvelle heure et reprogrammer rapidement la réunion.
Fonctionnement de la fonctionnalité Proposer une nouvelle heure dans Outlook
Tout d'abord, un organisateur de réunion envoie une demande à tous les participants. Lors de la réception de la demande de réunion, les personnes interrogées peuvent trouver diverses options (provisoire, refusée et proposer une nouvelle heure) qui sont énumérées à côté du bouton "Accepter" habituel dans la section "Courrier".
S'il y a un conflit sur l'heure proposée pour la réunion. Un participant peut simplement cliquer sur le bouton Proposer une nouvelle heure sur l'invitation ou sur l'événement de calendrier lui-même.
- Accepter et proposer une nouvelle heure
- Provisoire et proposer un nouveau temps
- Déclinez et proposez une nouvelle heure.
Une fois que vous avez sélectionné l’une des trois options Proposer une nouvelle heure, une vue simplifiée de l’assistant de planification s’ouvre.
Une fois qu'un nouveau calendrier est sélectionné pour la réunion, un organisateur peut envoyer une invitation mise à jour à tous les participants.
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